More Than Buying

Tag: Risk & Consequences

Melihat apa yang bisa salah dan memahami konsekuensi dari pilihan yang kita ambil.

  • “Tolong Urgent Ya.” — Dua Kata yang Sering Bikin Buyer Pusing

    Season 1 · Episode 8 — Welcome to Procurement

    Jam 08.30, sebuah pesan masuk.

    “Kak, ini urgent ya. Tolong dibantu hari ini.”

    Jam 09.15, permintaan lain menyusul.

    “Yang kemarin jadi urgent ya.”

    Belum sampai makan siang, ada satu pesan lagi:

    “Ada tambahan. Ini paling urgent.”

    Kamu melihat daftar pekerjaan. Ada lima permintaan dan semuanya urgent.

    Kalau semuanya urgent…

    sebenarnya yang mana dulu?

    “Urgent” belum tentu berarti hal yang sama

    Ketika seseorang mengatakan kebutuhannya urgent, biasanya memang ada alasan di baliknya. Masalahnya, kata urgent bisa berarti banyak hal: produksi akan berhenti sore ini, project harus selesai minggu depan, stock tinggal sedikit, atau atasan meminta barang segera tersedia.

    Dan kadang alasannya lebih sederhana.

    “Saya baru ingat belum request.”

    Semuanya bisa datang dengan label yang sama: URGENT. Karena itu, Buyer tidak cukup hanya mendengar kata tersebut. Kita perlu memahami apa yang terjadi kalau kebutuhan itu tidak dipenuhi sekarang.

    Di situlah prioritas mulai terlihat.

    Cari dampaknya, bukan kerasnya suara

    Bayangkan ada dua permintaan. Yang pertama adalah spare part senilai Rp500.000. Kalau barang tersebut tidak tersedia besok, satu mesin produksi tidak bisa berjalan.

    Yang kedua adalah perlengkapan kantor senilai Rp20 juta yang dibutuhkan untuk acara internal dua minggu lagi.

    Di luar manufaktur, konsekuensinya bisa sama nyata. Laptop pengajar yang rusak sehari sebelum kelas online mungkin perlu ditangani cepat. Tetapi kalau sekolah mempunyai perangkat cadangan yang siap dipakai, pembelian laptop baru belum tentu harus dilakukan hari itu juga. Sebaliknya, gangguan sistem yang membuat sebuah outlet tidak bisa melayani transaksi bisa memerlukan penanganan segera.

    Jadi tanyakan aktivitas apa yang terhambat, mulai kapan, siapa yang terdampak, dan apakah ada cara sementara agar pekerjaan tetap berjalan. Dari situ kita bisa membedakan kebutuhan yang harus segera dipenuhi dengan pembelian yang masih bisa mengikuti proses normal.

    Mana yang lebih penting?

    Nilai rupiahnya tidak otomatis menentukan prioritas. Jabatan orang yang meminta juga seharusnya bukan satu-satunya penentu. Yang perlu dilihat adalah dampaknya: apakah produksi bisa berhenti, pelanggan terdampak, ada risiko keselamatan atau kualitas, atau ada deadline yang memang tidak bisa digeser?

    Lalu lihat juga alternatifnya. Apakah masih ada stock? Bisakah menggunakan barang pengganti? Bisakah kebutuhan tersebut ditunda tanpa konsekuensi berarti?

    Urgency seharusnya mengikuti konsekuensi, bukan siapa yang paling sering menelepon.

    Bertanya bukan berarti menolak

    Kadang Buyer merasa tidak enak ketika harus bertanya kepada user yang sudah mengatakan urgent. Padahal pertanyaan sederhana seperti “Butuhnya kapan?”, “Stock sekarang masih ada berapa?”, atau “Kalau datang dua hari lagi, apa dampaknya?” justru membantu kita memahami situasinya.

    Pertanyaan tersebut bukan berarti kamu tidak mau membantu. Kamu sedang mencari informasi agar bisa menentukan tindakan yang tepat.

    Supplier juga membutuhkan informasi yang sama. Ada perbedaan besar antara mengatakan:

    “Tolong kirim secepatnya, urgent.”

    dan:

    “Stock kami cukup sampai Kamis. Kami membutuhkan minimal 2.000 pcs tiba Rabu agar produksi tetap berjalan. Apakah bisa partial delivery?”

    Pesan kedua jauh lebih berguna. Supplier sekarang tahu deadline-nya, quantity minimum yang dibutuhkan, dan alasan di balik permintaan tersebut. Mereka bisa mulai mencari solusi, bukan sekadar menjawab “kami usahakan.”

    Urgent juga mempunyai harga

    Percepatan hampir selalu mempunyai konsekuensi. Air freight lebih mahal daripada sea freight. Pengiriman khusus lebih mahal daripada jadwal reguler. Supplier mungkin perlu overtime, sementara quantity kecil yang diproduksi mendadak juga bisa meningkatkan biaya.

    Karena itu, ketika sesuatu benar-benar urgent, pertanyaannya bukan hanya “Bisa dipercepat?” Kita juga perlu bertanya:

    “Apa konsekuensi dari percepatan ini?”

    Kadang perusahaan memang harus membayar lebih untuk menghindari kerugian yang jauh lebih besar. Membayar tambahan Rp2 juta untuk mencegah produksi berhenti dengan kerugian puluhan juta mungkin merupakan keputusan yang sangat masuk akal.

    Tetapi keputusan itu tetap perlu dibuat dengan sadar.

    Urgent bukan kartu bebas untuk mengabaikan cost.

    Setelah apinya padam, lihat kenapa bisa terbakar

    Ada satu kebiasaan yang membedakan organisasi yang terus-menerus hidup dalam keadaan emergency dengan organisasi yang semakin matang. Setelah masalah selesai, mereka tidak langsung melupakannya.

    Mereka bertanya:

    Kenapa tadi bisa menjadi urgent?

    Mungkin supplier terlambat, forecast berubah, stock tidak dimonitor, PR terlambat dibuat, atau lead time yang digunakan sudah tidak realistis. Bisa juga memang terjadi sesuatu yang benar-benar tidak dapat diprediksi.

    Tidak semua emergency dapat dicegah. Tetapi kalau item yang sama selalu urgent setiap bulan, kemungkinan besar masalahnya bukan lagi keadaan darurat.

    Itu sudah menjadi pola.

    Dan pola seharusnya bisa diperbaiki.

    Buyer bukan mesin pemadam kebakaran

    Kemampuan menangani kebutuhan mendadak memang penting. Ada kepuasan tersendiri ketika kamu berhasil mendapatkan barang yang hampir mustahil ditemukan dan produksi akhirnya tetap berjalan.

    Tetapi jangan sampai menjadi ahli memadamkan kebakaran membuat kita lupa bertanya kenapa gedungnya terus terbakar.

    Procurement yang baik bukan yang setiap hari terlihat heroik karena menyelesaikan emergency. Procurement yang baik perlahan membuat jumlah emergency berkurang.

    Jadi ketika besok ada pesan “Tolong urgent ya”, jangan langsung panik. Cari tahu kapan benar-benar dibutuhkan, apa dampaknya kalau terlambat, alternatif apa yang tersedia, dan berapa biaya untuk mempercepatnya. Setelah itu, baru tentukan prioritas.

    Karena semakin lama kamu menjadi Buyer, kamu akan menemukan sesuatu yang agak mengejutkan.

    Orang yang paling hebat di Procurement ternyata bukan selalu orang yang paling cepat bergerak, paling keras bernegosiasi, atau paling banyak mendapatkan saving.

    Lalu…

    seperti apa sebenarnya Buyer yang hebat?

    Kita bahas di Episode 9.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Buyer yang Hebat Ternyata Bukan yang Paling Jago Nego →

    Season 1 · Episode 9

  • Kenapa Buyer Selalu Dicari Kalau Ada Masalah?

    Season 1 · Episode 7 — Welcome to Procurement

    Jam 09.10.

    Produksi menelepon.

    “Material A belum datang. Bisa tolong cek?”

    Jam 09.35, Warehouse mengirim pesan.

    “Supplier B kirim quantity kurang.”

    Belum sempat membalas, Quality datang membawa kabar lain.

    “Material C ada masalah. Tolong supplier-nya dihubungi ya.”

    Kamu melihat daftar pekerjaan yang sudah dibuat pagi tadi. Belum ada satu pun yang selesai.

    Lalu muncul sebuah pertanyaan:

    Kenapa kalau ada masalah, yang dicari selalu Purchase?

    Karena Procurement berada di tengah banyak kepentingan

    Coba lihat posisi Procurement dalam perusahaan.

    Produksi membutuhkan material. Warehouse menerima barang. Quality memeriksa kualitas. Finance mengatur pembayaran. Engineering menentukan spesifikasi. Management menjaga cost dan kelangsungan bisnis.

    Di sisi luar perusahaan, ada supplier yang harus memenuhi berbagai kebutuhan tersebut.

    Di organisasi lain, jaringannya bisa terlihat berbeda. Bayangkan HR membutuhkan jasa training. HR ingin materinya sesuai kebutuhan peserta, manager perlu mengatur waktu agar pekerjaan tetap berjalan, Finance menjaga budget, sementara vendor membutuhkan kepastian jadwal dan jumlah peserta.

    Ketika trainer tiba-tiba tidak tersedia, Procurement mungkin menjadi pihak yang pertama dihubungi karena memegang komunikasi dengan vendor. Buyer bisa meminta pilihan pengganti, mengecek kondisi pembatalan atau perubahan jadwal, lalu menyampaikan alternatifnya. Tetapi HR tetap perlu menilai apakah trainer pengganti sesuai, dan manager terkait perlu memastikan waktu pelaksanaannya memungkinkan.

    Nama departemen dan bentuk pembeliannya berbeda. Posisi Procurement tetap mirip: membantu mempertemukan kebutuhan internal dengan kemampuan pihak eksternal, sambil membuat pilihan dan tanggung jawab masing-masing pihak jelas.

    Procurement berada tepat di tengah jaringan itu.

    Karena itulah ketika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana, Procurement sering menjadi salah satu pihak pertama yang dicari. Bukan karena semua masalah adalah kesalahan Buyer, tetapi karena Buyer sering menjadi penghubung antara kebutuhan internal dan supplier.

    Dan menjadi penghubung berarti kamu akan menerima informasi dari dua arah.

    Kadang… pada waktu yang bersamaan.

    Tapi “bukan salah saya” juga belum menyelesaikan masalah

    Bayangkan supplier terlambat mengirim barang karena mesinnya rusak.

    Apakah itu kesalahan Buyer?

    Belum tentu.

    Atau Quality menemukan barang reject karena proses produksi supplier bermasalah.

    Apakah Buyer yang membuat barang tersebut?

    Tentu tidak.

    Tetapi kalau respons pertama kita selalu:

    “Itu kan salah supplier.”

    secara fakta mungkin benar, tetapi perusahaan masih mempunyai masalah yang belum selesai.

    Salah satu perubahan terbesar ketika seseorang mulai berkembang secara profesional adalah berhenti hanya bertanya:

    “Siapa yang salah?”

    dan mulai bertanya:

    “Sekarang apa yang perlu dilakukan?”

    Mencari akar penyebab dan menentukan tanggung jawab tetap penting. Tetapi biasanya itu dilakukan sambil memastikan masalah yang sedang terjadi tidak menjadi lebih besar.

    Jangan juga mengambil semua masalah menjadi milikmu

    Nah, ini sisi sebaliknya.

    Karena ingin membantu, Buyer baru kadang mulai mengambil terlalu banyak tanggung jawab.

    Produksi salah membuat planning? Purchase yang diminta mencari barang emergency.

    Spesifikasi belum jelas? Purchase yang sibuk menebak kebutuhan user.

    Barang datang tetapi belum diperiksa? Purchase yang mengejar semua pihak.

    Lama-lama Buyer berubah menjadi pusat penyelesaian semua masalah.

    Kelihatannya helpful.

    Sebenarnya berbahaya.

    Kalau Procurement terus mengambil pekerjaan yang seharusnya menjadi tanggung jawab fungsi lain, batas pekerjaan menjadi kabur. Departemen lain juga tidak belajar memperbaiki prosesnya karena selalu ada seseorang yang menyelamatkan keadaan.

    Membantu menyelesaikan masalah berbeda dengan mengambil alih tanggung jawab orang lain.

    Ini salah satu batas yang perlu dipelajari pelan-pelan.

    Jadi, kapan Buyer harus ikut turun tangan?

    Coba tanyakan tiga hal.

    Pertama, apakah masalah ini berkaitan dengan supplier atau proses pembelian? Kalau iya, Procurement jelas mempunyai peran.

    Kedua, apakah ada sesuatu yang hanya Procurement bisa lakukan? Misalnya menghubungi supplier, menegosiasikan percepatan delivery, mencari alternatif, atau mengklarifikasi kondisi komersial.

    Ketiga, siapa sebenarnya pemilik masalah tersebut?

    Misalnya produksi tiba-tiba membutuhkan material lebih cepat karena planning berubah. Procurement bisa membantu mengecek kemungkinan percepatan dari supplier. Tetapi perubahan planning tetap perlu dikelola oleh fungsi yang bertanggung jawab terhadap planning.

    Kita membantu.

    Kita koordinasi.

    Tetapi kita tidak perlu berpura-pura bahwa semua masalah adalah milik kita.

    Menjadi helpful tanpa menjadi tempat pembuangan masalah

    Ini mungkin terdengar sulit, terutama kalau kamu masih junior.

    Kamu tentu tidak ingin menjawab setiap permintaan dengan:

    “Bukan jobdesc saya.”

    Itu bukan profesionalisme. Itu hanya membuat orang malas bekerja denganmu.

    Sebaliknya, coba gunakan pendekatan seperti:

    “Saya bantu cek ke supplier. Untuk perubahan kebutuhannya, mungkin kita perlu koordinasi juga dengan Planning supaya schedule berikutnya bisa disesuaikan.”

    Kamu tetap membantu masalah hari ini, tetapi sekaligus mengarahkan masalah tersebut kepada pihak yang memang perlu memperbaiki prosesnya.

    Kemampuan seperti ini tidak langsung muncul pada bulan pertama bekerja. Kamu akan belajar dari pengalaman, dari manager, dan—ya—kadang dari salah mengambil keputusan.

    Dicari saat ada masalah sebenarnya bagian dari pekerjaan

    Kalau bekerja di Procurement cukup lama, kamu akan menyadari bahwa sebagian pekerjaan memang bersifat problem solving.

    Supplier terlambat. Harga berubah. Forecast bergeser. Barang reject. Shipment tertahan. Dokumen salah. Kebutuhan mendadak.

    Tidak mungkin semuanya berjalan sempurna.

    Tetapi tujuan Procurement bukan menjadi superhero yang menyelesaikan semua masalah sendirian.

    Tujuannya adalah membantu organisasi mendapatkan informasi yang benar, menghubungkan pihak yang tepat, mencari alternatif ketika diperlukan, dan memastikan tanggung jawab tetap berada di tempat yang semestinya.

    Jadi ketika suatu hari telepon berbunyi dan seseorang berkata:

    “Purchase, ada masalah…”

    tidak perlu langsung defensif.

    Dengarkan dulu.

    Pahami masalahnya.

    Cari tahu peran Procurement di dalamnya.

    Lalu bantu menggerakkan solusi—tanpa otomatis mengambil semua bebannya.

    Karena ternyata menjadi Buyer bukan hanya belajar membeli.

    Kamu juga harus belajar mengelola tekanan dari banyak arah.

    Dan ada dua kata yang mungkin akan sering muncul ketika tekanan itu sedang tinggi:

    “Tolong urgent.”

    Urgent karena apa?

    Urgent sejak kapan?

    Dan apakah semuanya yang diberi label urgent memang benar-benar urgent?

    Itu cerita Episode 8.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Tolong Urgent Ya – Dua Kata yang Sering Bikin Buyer Pusing →

    Season 1 · Episode 8

    Lihat dari sisi lain

    Menjadi orang yang selalu bisa membantu terasa seperti pujian. Sampai perlahan semua orang mulai membawa masalahnya ke tempat yang sama—dan pekerjaan yang memang milikmu sendiri hampir terlupakan.

    Baca: Everyone Knows Nao Will Fix It →

  • Harga Termurah Belum Tentu Pilihan Terbaik

    Season 1 · Episode 5 — Welcome to Procurement

    Ada tiga quotation di layar.

    Supplier A: Rp9.800

    Supplier B: Rp10.200

    Supplier C: Rp10.700

    Spesifikasinya sama. Quantity sama. Semuanya bilang kualitas mereka bagus.

    Kalau kamu seorang Buyer dan diminta memilih, rasanya jawabannya cukup jelas.

    Supplier A.

    Harganya paling murah.

    Saving Rp400 dibanding Supplier B dan Rp900 dibanding Supplier C. Kalau kebutuhan perusahaan 100.000 pcs setahun, angkanya mulai terlihat menarik.

    Tapi sebelum mengirim PO, ada satu pertanyaan yang layak diajukan:

    Apakah harga termurah benar-benar menghasilkan biaya paling rendah?

    Angka di quotation hanya menceritakan sebagian cerita

    Mari kita lihat sedikit lebih dekat.

    Supplier A memang menawarkan Rp9.800. Tetapi minimum order mereka 50.000 pcs dan lead time-nya enam minggu.

    Supplier B menawarkan Rp10.200. Minimum order hanya 10.000 pcs, lead time tiga minggu, dan mereka bisa melakukan delivery bertahap.

    Sekarang perbandingannya tidak sesederhana Rp9.800 versus Rp10.200.

    Kalau memilih Supplier A, perusahaan memang menghemat Rp400 per pcs. Tetapi perusahaan harus membeli lebih banyak sekaligus, menyediakan ruang gudang, dan mengeluarkan uang lebih awal.

    Belum tentu Supplier B lebih baik.

    Tetapi sekarang kita sudah mempunyai informasi yang lebih lengkap untuk mengambil keputusan.

    Itulah pekerjaan Procurement.

    Bukan mencari angka terkecil, tetapi memahami apa yang ada di balik angka tersebut.

    Barang murah bisa membawa biaya yang tidak terlihat

    Harga pembelian adalah biaya yang paling mudah dilihat.

    Biaya lain sering muncul belakangan.

    Misalnya kualitas Supplier A ternyata sedikit kurang stabil. Dari setiap pengiriman, ada lebih banyak barang reject yang harus disortir. Quality Control menghabiskan waktu tambahan, produksi harus menunggu replacement, dan Buyer kembali menghubungi supplier untuk menyelesaikan masalah.

    Tidak ada satu pun biaya itu yang tertulis di quotation.

    Tetapi perusahaan tetap membayarnya.

    Hal yang sama bisa terjadi karena delivery terlambat, packaging buruk, MOQ terlalu besar, payment terms pendek, atau lokasi supplier terlalu jauh.

    Pada pembelian IT, biaya yang tidak terlihat bisa muncul dalam bentuk lain. Misalnya perusahaan membandingkan dua software untuk mengelola pekerjaan tim. Vendor A menawarkan biaya langganan lebih rendah. Vendor B lebih mahal, tetapi sudah mencakup konfigurasi awal, pemindahan data, training, dan support yang dibutuhkan.

    Kalau layanan tersebut dikenakan biaya terpisah oleh Vendor A, selisih harga langganan tadi belum cukup untuk menentukan pilihan. Tanyakan juga apakah ada batas jumlah pengguna, biaya tambahan untuk fitur penting, dan pekerjaan internal yang perlu disiapkan. Software yang murah tetapi sulit dipakai bisa membutuhkan banyak waktu tim sebelum manfaatnya terasa.

    Untuk jasa implementasinya, pastikan scope jelas. Apakah vendor hanya memasang aplikasi, atau juga memindahkan data dan membantu sampai sistem bisa digunakan? Kalau kebutuhan berubah, pekerjaan mana yang termasuk harga awal dan mana yang menjadi tambahan? Sebelum memilih, pahami juga ketentuan perpanjangan dan bagaimana data bisa diambil kembali kalau perusahaan nanti berpindah vendor.

    Cara membandingkannya tidak harus rumit. Bersama IT dan user, samakan kebutuhan serta scope, lalu hitung biaya untuk periode yang sama—misalnya tiga tahun bila sesuai rencana pemakaian. Masukkan langganan, implementasi, training, support, dan biaya tambahan yang relevan. Kalau ada biaya yang belum pasti, tandai dan minta penjelasan tertulis.

    Setelah itu, cocokkan biaya tersebut dengan hasil yang dibutuhkan. Jika Vendor A tetap lebih ekonomis dan memenuhi kebutuhan, pilihannya bisa tepat. Jika Vendor B mengurangi pekerjaan tambahan atau risiko yang penting, kelebihan harganya punya dasar untuk dipertimbangkan. Keputusan akhirnya berpijak pada perbandingan yang setara, bukan sekadar angka langganan paling kecil.

    Inilah salah satu perubahan cara berpikir yang penting bagi seorang Buyer:

    Jangan hanya bertanya, “Berapa harganya?”

    Mulailah bertanya:

    “Kalau kita memilih ini, apa lagi konsekuensinya?”

    Tapi jangan juga menggunakan ini sebagai alasan membeli mahal

    Di sinilah kita perlu hati-hati.

    Kalimat “harga termurah belum tentu terbaik” mudah sekali disalahgunakan.

    Supplier yang lebih mahal belum tentu lebih bagus.

    Supplier lama belum tentu lebih reliable.

    Brand terkenal belum tentu memberikan value terbaik.

    Dan hubungan yang sudah nyaman selama bertahun-tahun bukan alasan untuk berhenti membandingkan harga.

    Kalau Supplier A memang memiliki kualitas, delivery, service, dan kondisi komersial yang setara dengan Supplier B, sementara harganya lebih rendah, maka memilih Supplier A sangat mungkin menjadi keputusan yang benar.

    Procurement bukan mencari alasan untuk menghindari harga murah.

    Procurement mencari alasan yang bisa dipertanggungjawabkan untuk memilih.

    Jadi, apa yang perlu dibandingkan?

    Untuk pembelian sederhana, kamu bisa mulai dengan beberapa pertanyaan.

    Apakah spesifikasinya benar-benar sama?

    Bagaimana kualitasnya?

    Berapa lead time-nya?

    Berapa minimum order-nya?

    Bagaimana payment terms-nya?

    Apakah supplier konsisten memenuhi jadwal?

    Apa yang terjadi kalau barang bermasalah?

    Tidak semua pembelian membutuhkan analisis rumit. Membeli beberapa kotak pulpen tentu tidak perlu rapat tiga departemen dan spreadsheet 17 tab.

    Tetapi semakin besar nilai pembelian dan semakin penting barang tersebut bagi bisnis, semakin berbahaya mengambil keputusan hanya berdasarkan satu angka.

    Buyer yang baik bukan pemburu harga termurah

    Mendapatkan harga yang kompetitif tetap merupakan bagian penting dari Procurement.

    Sangat penting, malah.

    Tetapi tujuan akhirnya bukan memenangkan kontes:

    “Saya dapat harga paling murah.”

    Tujuannya adalah membantu perusahaan mendapatkan value terbaik dengan risiko yang masuk akal.

    Kadang itu memang berarti memilih harga paling murah.

    Kadang tidak.

    Dan kemampuan membedakan kedua situasi tersebut tidak datang dari formula sederhana. Ia berkembang dari data, pengalaman, rasa ingin tahu, dan kebiasaan melihat keputusan dari lebih dari satu sisi.

    Itulah kenapa Procurement semakin menarik ketika kita mulai melihat melampaui angka di quotation.

    Karena setelah supplier dipilih, harga disepakati, dan Purchase Order dikirim, sepertinya pekerjaan sudah selesai.

    Tinggal tunggu barang datang.

    Right?

    Well…

    Tiga minggu kemudian seseorang datang ke meja kamu.

    “Barangnya belum datang ya? Besok produksi butuh.”

    Kamu membuka PO.

    Tanggal delivery-nya memang hari ini.

    Kamu menghubungi supplier.

    Lalu supplier menjawab:

    “Maaf Kak, produksinya belum selesai.”

    PO sudah keluar. Kok barangnya belum datang?

    Kita lanjut di Episode 6.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    PO Sudah Keluar. Kok Barangnya Belum Datang? →

    Season 1 · Episode 6

    Lihat dari sisi lain

    Harga paling murah tidak otomatis salah. Kadang barangnya bahkan bagus—hanya saja kebutuhanmu berbeda dari kebutuhan orang lain. Nao menemukan masalah itu ketika memilih sesuatu sesederhana sebuah keranjang.

    Baca: The Cheapest Basket →

  • PO Sudah Keluar. Kok Barangnya Belum Datang?

    Season 1 · Episode 6 — Welcome to Procurement

    “Maaf Kak, produksinya belum selesai.”

    Kamu membaca WhatsApp itu dua kali, lalu membuka Purchase Order. Delivery date: hari ini. Supplier sudah menerima PO tiga minggu lalu. Harga, quantity, dan tanggal delivery semuanya sudah jelas.

    Jadi… kok barangnya belum ada?

    Kamu mengetik, “Kapan bisa kirim?” Beberapa menit kemudian balasannya datang: “Kami usahakan minggu depan ya, Kak.”

    Dan dari belakang terdengar seseorang bertanya:

    “Materialnya aman, kan?”

    Welcome to salah satu momen yang hampir pasti akan ditemui seorang Buyer.

    PO bukan tombol “auto-delivery”

    Saat baru mengenal Purchasing, alurnya terlihat sangat rapi: PR masuk, quotation, approval, PO, lalu barang datang. Seolah-olah setelah PO dikirim, kita tinggal menunggu.

    Sayangnya, dunia nyata tidak bekerja seperti aplikasi food delivery. Supplier bisa mengalami masalah material, mesin rusak, kapasitas penuh, masalah kualitas, keterlambatan sub-supplier, atau sekadar melakukan planning yang buruk.

    Artinya, PO memang menciptakan komitmen pembelian. Tetapi PO bukan jaminan bahwa barang akan datang dengan sendirinya.

    Follow-up bukan berarti bertanya “update?” setiap hari

    Setelah memahami hal itu, Buyer baru kadang bergerak ke ekstrem lainnya. Setiap pagi mengirim pesan, “Morning, update barang kami?” Besok, “Ada update?” Lusa, “Reminder ya.”

    Kalau supplier menjawab “on progress” selama tiga minggu, kita sebenarnya belum mendapatkan banyak informasi. Follow-up yang baik bukan tentang seberapa sering kamu bertanya, tetapi memastikan kamu mengetahui apakah supplier masih berada di jalur yang benar untuk memenuhi komitmennya.

    Misalnya, untuk barang dengan lead time cukup panjang, kamu mungkin perlu mengetahui apakah material sudah tersedia, produksi sudah dijadwalkan, barang sudah selesai, atau pengiriman sudah di-booking.

    Jadi daripada bertanya:

    “Ada update?”

    lebih berguna bertanya:

    “Sesuai schedule, minggu ini seharusnya sudah masuk produksi. Apakah sudah berjalan?”

    Pertanyaan yang lebih spesifik menghasilkan informasi yang lebih berguna.

    Kalau yang kamu beli adalah software beserta jasa implementasinya, tahapan yang perlu dipantau tentu berbeda. Lisensi sudah aktif belum tentu berarti sistem siap digunakan. Mungkin konfigurasi belum selesai, data belum dipindahkan, atau user belum mencoba apakah alur kerjanya berjalan sesuai kebutuhan.

    Sejak awal, sepakati tahapan penting bersama vendor, IT, dan user: kebutuhan dikonfirmasi, konfigurasi selesai, data siap, pengujian dilakukan, lalu sistem mulai digunakan. Untuk setiap tahap, perlu jelas siapa yang mengerjakan, kapan targetnya, dan hasil apa yang menunjukkan tahap itu selesai. Jadwal juga perlu mencakup pekerjaan internal, seperti menyiapkan data atau menyediakan waktu user untuk testing.

    Follow-up pun menjadi lebih konkret: “Sesuai jadwal, minggu ini user mulai testing. Apakah konfigurasi sudah selesai dan akses pengujian sudah tersedia? Ada data atau keputusan dari tim kami yang masih ditunggu?” Jawabannya membantu melihat apakah hambatan ada pada vendor atau pada kesiapan internal.

    Kalau testing mundur, jangan langsung menunggu tanggal go-live. Koordinasikan bagian yang perlu diselesaikan, PIC-nya, serta dampaknya terhadap jadwal penggunaan. Procurement membantu menjaga komitmen vendor dan menghubungkan pihak terkait; penilaian teknis tetap dilakukan IT dan penerimaan hasil oleh user sesuai perannya. Pembelian baru memberi manfaat ketika hasilnya benar-benar bisa digunakan.

    Jangan menunggu masalah datang ke meja

    Ada perbedaan besar antara mengetahui keterlambatan dua minggu sebelum delivery dan mengetahuinya pada hari delivery.

    Kalau tahu lebih awal, mungkin masih ada pilihan. Supplier bisa mempercepat produksi atau mengirim sebagian terlebih dahulu. Perusahaan bisa menyesuaikan production plan atau memanfaatkan stock yang masih tersedia. Dalam kondisi tertentu, mungkin bahkan masih ada waktu mencari alternatif.

    Tetapi kalau masalah baru diketahui ketika material sudah habis, pilihan menjadi jauh lebih sedikit—dan biasanya lebih mahal.

    Karena itu, salah satu kemampuan penting seorang Buyer bukan sekadar menyelesaikan masalah.

    Tetapi melihat masalah ketika masalah itu masih kecil.

    Tapi Buyer juga tidak bisa mengawasi semuanya

    Kalau kamu mempunyai ratusan PO aktif, tentu tidak masuk akal menelepon semua supplier setiap hari. Di sinilah prioritas mulai penting.

    Barang yang mudah dibeli dari banyak supplier tentu berbeda dengan komponen khusus yang hanya dibuat oleh satu supplier dengan lead time tiga bulan. Barang yang stock-nya cukup untuk enam bulan juga berbeda dengan material yang minggu depan sudah habis.

    Semakin besar dampaknya terhadap bisnis dan semakin sulit barang tersebut digantikan, semakin besar perhatian yang layak diberikan.

    Buyer yang baik bukan orang yang paling sibuk follow-up. Buyer yang baik tahu apa yang perlu di-follow-up lebih dulu.

    Ketika supplier mengatakan “akan kami usahakan”

    Ada beberapa kalimat supplier yang terdengar menenangkan: “Kami usahakan.” “Seharusnya aman.” “Mudah-mudahan minggu depan.”

    Kalimat-kalimat itu tidak selalu berarti supplier sedang berbohong. Kadang mereka sendiri memang belum mempunyai kepastian. Tetapi sebagai Buyer, kamu perlu membedakan antara harapan dan komitmen.

    Kalau material tersebut penting, tanyakan lebih jauh. Apa kendalanya? Kapan produksi selesai? Berapa quantity yang bisa dikirim lebih dulu? Apa yang bisa dilakukan untuk mempercepat? Kapan supplier bisa memberikan kepastian?

    Tujuannya bukan menginterogasi supplier. Tujuannya mendapatkan informasi yang cukup agar perusahaan bisa mengambil keputusan.

    Delivery adalah pekerjaan bersama

    Supplier memang bertanggung jawab memenuhi tanggal yang sudah disepakati. Tetapi Procurement bertanggung jawab memastikan risiko terhadap supply diketahui dan dikelola. Keduanya bukan hal yang bertentangan.

    Kita tetap bisa meminta supplier bertanggung jawab atas keterlambatan sambil melakukan pekerjaan kita sendiri untuk mencegah dampaknya menjadi lebih besar.

    Karena ketika produksi berhenti, mengatakan:

    “Tapi supplier kan sudah janji…”

    mungkin benar.

    Hanya saja, kalimat itu tidak membuat mesin kembali berjalan.

    Jadi setelah PO dikirim, jangan langsung melupakannya. Pahami mana yang kritis, monitor pada waktu yang tepat, dan cari tanda-tanda masalah sebelum tanggal delivery tiba.

    Karena di Procurement, kabar buruk yang datang lebih awal sering kali jauh lebih berguna daripada kabar baik yang ternyata tidak benar.

    Dan kalau akhirnya barang benar-benar terlambat?

    Kemungkinan besar telepon berikutnya bukan datang dari supplier, melainkan dari seseorang di dalam perusahaan.

    “Purchase, kok barangnya belum datang?”

    Dan tiba-tiba semua mata mengarah ke kamu.

    Kenapa Buyer sering dicari setiap kali ada masalah?

    Kita bahas di Episode 7.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Kenapa Buyer Selalu Dicari Kalau Ada Masalah →

    Season 1 · Episode 7

  • Supplier Itu Partner, Teman, atau Lawan?

    Season 1 · Episode 4 — Welcome to Procurement

    Suatu hari, supplier membantumu saat perusahaan sedang kesulitan. Mereka mempercepat delivery, menerima order dalam jumlah kecil, atau tetap mengirim barang meskipun dokumen internalmu belum sepenuhnya selesai. Kamu merasa lega dan berpikir, “Supplier ini baik banget.”

    Beberapa minggu kemudian, supplier yang sama mengajukan kenaikan harga. Alasannya sulit diverifikasi, sementara waktunya terasa tidak tepat. Lalu pikiranmu berubah: “Jangan-jangan selama ini mereka cuma cari keuntungan.”

    Jadi, supplier itu sebenarnya partner, teman, atau lawan?

    Jawaban paling jujurnya: bukan ketiganya secara mutlak.

    Supplier adalah pihak bisnis

    Supplier bukan teman pribadi yang selalu harus membantumu, tetapi mereka juga bukan lawan yang harus selalu dikalahkan. Mereka adalah perusahaan yang mempunyai kepentingan sendiri: mendapatkan order, memperoleh margin, menjaga cash flow, mengurangi risiko, dan memastikan bisnisnya tetap berjalan.

    Perusahaanmu juga mempunyai kepentingan sendiri. Kita membutuhkan barang yang tepat, biaya yang kompetitif, risiko yang terkendali, dan supply yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Kadang kepentingan kedua pihak berjalan searah: kita membutuhkan delivery yang stabil dan supplier membutuhkan order yang stabil; kita membutuhkan kualitas yang konsisten dan supplier juga ingin mengurangi reject dan komplain.

    Tetapi kadang kepentingannya berbeda. Kita ingin harga turun, supplier ingin menjaga margin. Kita ingin payment terms lebih panjang, supplier ingin pembayaran lebih cepat. Kita ingin minimum order kecil, sementara supplier ingin produksi dalam jumlah besar agar efisien.

    Hubungan supplier tidak menjadi buruk hanya karena ada kepentingan yang berbeda. Justru perbedaan kepentingan itulah yang harus dikelola secara profesional.

    Kenapa supplier sering disebut partner?

    Istilah supplier partnership terdengar hangat dan modern, tetapi tidak semua supplier otomatis layak disebut partner. Partner bukan sekadar supplier yang sudah lama bekerja sama dengan perusahaan atau PIC yang sudah akrab dengan Buyer.

    Supplier mulai menjadi partner ketika kontribusinya lebih besar daripada sekadar mengirim barang. Mereka memahami kebutuhan bisnis, terbuka ketika ada masalah, membantu mencari solusi, menjaga kualitas, dan bersedia berkembang bersama. Hubungan seperti itu dibangun melalui performa, transparansi, kepercayaan, dan kepentingan jangka panjang yang cukup selaras.

    Tetapi partnership tetap membutuhkan kontrol. Harga tetap perlu dievaluasi, kualitas tetap diukur, risiko tetap diperiksa, dan kesepakatan tetap harus jelas. Menyebut supplier sebagai partner bukan alasan untuk berhenti bersikap objektif.

    Terlalu dekat juga bisa menjadi masalah

    Hubungan yang baik dengan supplier memang penting. Komunikasi menjadi lebih mudah, masalah lebih cepat diselesaikan, dan kedua pihak lebih nyaman berdiskusi. Tetapi Buyer harus berhati-hati ketika hubungan profesional perlahan berubah menjadi loyalitas pribadi.

    Misalnya, kamu mulai merasa tidak enak meminta penawaran pembanding karena supplier sudah lama membantu. Kamu menerima alasan kenaikan harga tanpa pemeriksaan karena sudah percaya dengan PIC-nya, atau membela supplier ketika performanya buruk karena hubungan kalian sudah dekat. Di titik itu, hubungan baik mulai mengganggu penilaian.

    Seorang Buyer tidak dibayar untuk menjaga perasaan supplier. Buyer bertanggung jawab menjaga kepentingan perusahaan secara adil dan profesional. Itu bukan berarti harus dingin atau kasar; artinya kita harus mampu menjaga hubungan baik tanpa kehilangan jarak yang diperlukan untuk mengambil keputusan objektif.

    Menganggap supplier sebagai musuh juga berbahaya

    Ada juga Buyer yang melihat negosiasi seperti pertandingan. Kalau supplier mendapatkan margin, berarti Buyer kalah. Kalau supplier kesulitan, berarti perusahaan berhasil menekan harga.

    Cara berpikir seperti ini mungkin menghasilkan saving dalam jangka pendek, tetapi bisa menciptakan masalah yang lebih mahal kemudian. Supplier yang terus-menerus ditekan dapat menurunkan kualitas, mengurangi layanan, menahan investasi, atau memprioritaskan customer lain yang lebih sehat secara bisnis.

    Perusahaan tidak membutuhkan supplier yang selalu kalah. Perusahaan membutuhkan supplier yang tetap kompetitif tetapi juga cukup sehat untuk memenuhi komitmennya. Negosiasi yang baik bukan tentang menghilangkan keuntungan supplier, melainkan mendapatkan struktur harga, layanan, risiko, dan keuntungan yang masuk akal bagi kedua pihak.

    Kepercayaan bukan berarti percaya begitu saja

    Hubungan supplier membutuhkan kepercayaan. Tanpa kepercayaan, setiap diskusi menjadi lambat dan penuh kecurigaan. Tetapi kepercayaan dalam bisnis seharusnya tetap didukung oleh bukti.

    Kalau supplier mengatakan bahan baku naik, minta data pendukung. Kalau mereka menjanjikan delivery minggu depan, pastikan ada rencana produksi atau pengiriman yang cukup jelas. Kalau supplier mengatakan masalah kualitas sudah diperbaiki, lihat hasil trial atau inspeksi berikutnya.

    Verifikasi bukan bentuk penghinaan. Supplier yang profesional biasanya memahami bahwa Buyer juga mempunyai tanggung jawab untuk memastikan informasi yang diterimanya dapat dipertanggungjawabkan.

    Percaya hubungan, tetapi verifikasi keputusan.

    Jadi, bagaimana sebaiknya memperlakukan supplier?

    Hormati mereka sebagai profesional. Dengarkan masalah mereka, bayar sesuai kesepakatan, berikan forecast yang masuk akal, dan jangan menjanjikan order yang belum pasti. Jangan menggunakan quotation mereka hanya untuk menekan supplier lain kalau memang tidak ada niat bisnis yang jelas.

    Di sisi lain, tetap lakukan evaluasi, perbandingan, negosiasi, dan pengendalian risiko. Bersikap adil bukan berarti selalu menyetujui permintaan supplier, dan bersikap tegas tidak harus berarti kasar.

    Buyer yang matang bisa mengatakan, “Kami memahami kondisi Anda, tetapi kami tetap membutuhkan data dan alternatif solusi.” Itu jauh lebih profesional daripada terlalu mudah percaya atau selalu mencurigai.

    Kesimpulannya

    Supplier bukan teman yang harus selalu dibela dan bukan musuh yang harus selalu dikalahkan. Supplier adalah business counterpart. Hubungan terbaik terjadi ketika kedua pihak memahami kepentingan masing-masing, menjaga komitmen, dan cukup terbuka untuk menyelesaikan masalah tanpa kehilangan objektivitas.

    Namun hubungan yang baik saja tidak cukup. Pada akhirnya, perusahaan tetap perlu memilih supplier berdasarkan kualitas, biaya, delivery, kapasitas, risiko, dan performa.

    Dan di sinilah muncul salah satu godaan terbesar bagi Buyer. Dua supplier menawarkan barang yang sama, tetapi salah satunya jauh lebih murah. Pilihannya terlihat jelas.

    Tetapi apakah harga termurah benar-benar pilihan terbaik?

    Kita bahas di Episode 5.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Harga Termurah Belum Tentu Pilihan Terbaik →

    Season 1 · Episode 5

    Lihat dari sisi lain

    Kepercayaan terasa mudah ketika orang yang kita percaya selalu membantu. Yang lebih sulit adalah tetap memeriksa ketika hubungan itu sudah terasa personal—tanpa mengubah kepercayaan menjadi kecurigaan.

    Baca: The Things Mr. Bram Keeps →