Kenapa Buyer Selalu Dicari Kalau Ada Masalah?

Season 1 · Episode 7 — Welcome to Procurement

Jam 09.10.

Produksi menelepon.

“Material A belum datang. Bisa tolong cek?”

Jam 09.35, Warehouse mengirim pesan.

“Supplier B kirim quantity kurang.”

Belum sempat membalas, Quality datang membawa kabar lain.

“Material C ada masalah. Tolong supplier-nya dihubungi ya.”

Kamu melihat daftar pekerjaan yang sudah dibuat pagi tadi. Belum ada satu pun yang selesai.

Lalu muncul sebuah pertanyaan:

Kenapa kalau ada masalah, yang dicari selalu Purchase?

Karena Procurement berada di tengah banyak kepentingan

Coba lihat posisi Procurement dalam perusahaan.

Produksi membutuhkan material. Warehouse menerima barang. Quality memeriksa kualitas. Finance mengatur pembayaran. Engineering menentukan spesifikasi. Management menjaga cost dan kelangsungan bisnis.

Di sisi luar perusahaan, ada supplier yang harus memenuhi berbagai kebutuhan tersebut.

Di organisasi lain, jaringannya bisa terlihat berbeda. Bayangkan HR membutuhkan jasa training. HR ingin materinya sesuai kebutuhan peserta, manager perlu mengatur waktu agar pekerjaan tetap berjalan, Finance menjaga budget, sementara vendor membutuhkan kepastian jadwal dan jumlah peserta.

Ketika trainer tiba-tiba tidak tersedia, Procurement mungkin menjadi pihak yang pertama dihubungi karena memegang komunikasi dengan vendor. Buyer bisa meminta pilihan pengganti, mengecek kondisi pembatalan atau perubahan jadwal, lalu menyampaikan alternatifnya. Tetapi HR tetap perlu menilai apakah trainer pengganti sesuai, dan manager terkait perlu memastikan waktu pelaksanaannya memungkinkan.

Nama departemen dan bentuk pembeliannya berbeda. Posisi Procurement tetap mirip: membantu mempertemukan kebutuhan internal dengan kemampuan pihak eksternal, sambil membuat pilihan dan tanggung jawab masing-masing pihak jelas.

Procurement berada tepat di tengah jaringan itu.

Karena itulah ketika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana, Procurement sering menjadi salah satu pihak pertama yang dicari. Bukan karena semua masalah adalah kesalahan Buyer, tetapi karena Buyer sering menjadi penghubung antara kebutuhan internal dan supplier.

Dan menjadi penghubung berarti kamu akan menerima informasi dari dua arah.

Kadang… pada waktu yang bersamaan.

Tapi “bukan salah saya” juga belum menyelesaikan masalah

Bayangkan supplier terlambat mengirim barang karena mesinnya rusak.

Apakah itu kesalahan Buyer?

Belum tentu.

Atau Quality menemukan barang reject karena proses produksi supplier bermasalah.

Apakah Buyer yang membuat barang tersebut?

Tentu tidak.

Tetapi kalau respons pertama kita selalu:

“Itu kan salah supplier.”

secara fakta mungkin benar, tetapi perusahaan masih mempunyai masalah yang belum selesai.

Salah satu perubahan terbesar ketika seseorang mulai berkembang secara profesional adalah berhenti hanya bertanya:

“Siapa yang salah?”

dan mulai bertanya:

“Sekarang apa yang perlu dilakukan?”

Mencari akar penyebab dan menentukan tanggung jawab tetap penting. Tetapi biasanya itu dilakukan sambil memastikan masalah yang sedang terjadi tidak menjadi lebih besar.

Jangan juga mengambil semua masalah menjadi milikmu

Nah, ini sisi sebaliknya.

Karena ingin membantu, Buyer baru kadang mulai mengambil terlalu banyak tanggung jawab.

Produksi salah membuat planning? Purchase yang diminta mencari barang emergency.

Spesifikasi belum jelas? Purchase yang sibuk menebak kebutuhan user.

Barang datang tetapi belum diperiksa? Purchase yang mengejar semua pihak.

Lama-lama Buyer berubah menjadi pusat penyelesaian semua masalah.

Kelihatannya helpful.

Sebenarnya berbahaya.

Kalau Procurement terus mengambil pekerjaan yang seharusnya menjadi tanggung jawab fungsi lain, batas pekerjaan menjadi kabur. Departemen lain juga tidak belajar memperbaiki prosesnya karena selalu ada seseorang yang menyelamatkan keadaan.

Membantu menyelesaikan masalah berbeda dengan mengambil alih tanggung jawab orang lain.

Ini salah satu batas yang perlu dipelajari pelan-pelan.

Jadi, kapan Buyer harus ikut turun tangan?

Coba tanyakan tiga hal.

Pertama, apakah masalah ini berkaitan dengan supplier atau proses pembelian? Kalau iya, Procurement jelas mempunyai peran.

Kedua, apakah ada sesuatu yang hanya Procurement bisa lakukan? Misalnya menghubungi supplier, menegosiasikan percepatan delivery, mencari alternatif, atau mengklarifikasi kondisi komersial.

Ketiga, siapa sebenarnya pemilik masalah tersebut?

Misalnya produksi tiba-tiba membutuhkan material lebih cepat karena planning berubah. Procurement bisa membantu mengecek kemungkinan percepatan dari supplier. Tetapi perubahan planning tetap perlu dikelola oleh fungsi yang bertanggung jawab terhadap planning.

Kita membantu.

Kita koordinasi.

Tetapi kita tidak perlu berpura-pura bahwa semua masalah adalah milik kita.

Menjadi helpful tanpa menjadi tempat pembuangan masalah

Ini mungkin terdengar sulit, terutama kalau kamu masih junior.

Kamu tentu tidak ingin menjawab setiap permintaan dengan:

“Bukan jobdesc saya.”

Itu bukan profesionalisme. Itu hanya membuat orang malas bekerja denganmu.

Sebaliknya, coba gunakan pendekatan seperti:

“Saya bantu cek ke supplier. Untuk perubahan kebutuhannya, mungkin kita perlu koordinasi juga dengan Planning supaya schedule berikutnya bisa disesuaikan.”

Kamu tetap membantu masalah hari ini, tetapi sekaligus mengarahkan masalah tersebut kepada pihak yang memang perlu memperbaiki prosesnya.

Kemampuan seperti ini tidak langsung muncul pada bulan pertama bekerja. Kamu akan belajar dari pengalaman, dari manager, dan—ya—kadang dari salah mengambil keputusan.

Dicari saat ada masalah sebenarnya bagian dari pekerjaan

Kalau bekerja di Procurement cukup lama, kamu akan menyadari bahwa sebagian pekerjaan memang bersifat problem solving.

Supplier terlambat. Harga berubah. Forecast bergeser. Barang reject. Shipment tertahan. Dokumen salah. Kebutuhan mendadak.

Tidak mungkin semuanya berjalan sempurna.

Tetapi tujuan Procurement bukan menjadi superhero yang menyelesaikan semua masalah sendirian.

Tujuannya adalah membantu organisasi mendapatkan informasi yang benar, menghubungkan pihak yang tepat, mencari alternatif ketika diperlukan, dan memastikan tanggung jawab tetap berada di tempat yang semestinya.

Jadi ketika suatu hari telepon berbunyi dan seseorang berkata:

“Purchase, ada masalah…”

tidak perlu langsung defensif.

Dengarkan dulu.

Pahami masalahnya.

Cari tahu peran Procurement di dalamnya.

Lalu bantu menggerakkan solusi—tanpa otomatis mengambil semua bebannya.

Karena ternyata menjadi Buyer bukan hanya belajar membeli.

Kamu juga harus belajar mengelola tekanan dari banyak arah.

Dan ada dua kata yang mungkin akan sering muncul ketika tekanan itu sedang tinggi:

“Tolong urgent.”

Urgent karena apa?

Urgent sejak kapan?

Dan apakah semuanya yang diberi label urgent memang benar-benar urgent?

Itu cerita Episode 8.