Season 1 · Episode 8 — Welcome to Procurement
Jam 08.30, sebuah pesan masuk.
“Kak, ini urgent ya. Tolong dibantu hari ini.”
Jam 09.15, permintaan lain menyusul.
“Yang kemarin jadi urgent ya.”
Belum sampai makan siang, ada satu pesan lagi:
“Ada tambahan. Ini paling urgent.”
Kamu melihat daftar pekerjaan. Ada lima permintaan dan semuanya urgent.
Kalau semuanya urgent…
sebenarnya yang mana dulu?
“Urgent” belum tentu berarti hal yang sama
Ketika seseorang mengatakan kebutuhannya urgent, biasanya memang ada alasan di baliknya. Masalahnya, kata urgent bisa berarti banyak hal: produksi akan berhenti sore ini, project harus selesai minggu depan, stock tinggal sedikit, atau atasan meminta barang segera tersedia.
Dan kadang alasannya lebih sederhana.
“Saya baru ingat belum request.”
Semuanya bisa datang dengan label yang sama: URGENT. Karena itu, Buyer tidak cukup hanya mendengar kata tersebut. Kita perlu memahami apa yang terjadi kalau kebutuhan itu tidak dipenuhi sekarang.
Di situlah prioritas mulai terlihat.
Cari dampaknya, bukan kerasnya suara
Bayangkan ada dua permintaan. Yang pertama adalah spare part senilai Rp500.000. Kalau barang tersebut tidak tersedia besok, satu mesin produksi tidak bisa berjalan.
Yang kedua adalah perlengkapan kantor senilai Rp20 juta yang dibutuhkan untuk acara internal dua minggu lagi.
Di luar manufaktur, konsekuensinya bisa sama nyata. Laptop pengajar yang rusak sehari sebelum kelas online mungkin perlu ditangani cepat. Tetapi kalau sekolah mempunyai perangkat cadangan yang siap dipakai, pembelian laptop baru belum tentu harus dilakukan hari itu juga. Sebaliknya, gangguan sistem yang membuat sebuah outlet tidak bisa melayani transaksi bisa memerlukan penanganan segera.
Jadi tanyakan aktivitas apa yang terhambat, mulai kapan, siapa yang terdampak, dan apakah ada cara sementara agar pekerjaan tetap berjalan. Dari situ kita bisa membedakan kebutuhan yang harus segera dipenuhi dengan pembelian yang masih bisa mengikuti proses normal.
Mana yang lebih penting?
Nilai rupiahnya tidak otomatis menentukan prioritas. Jabatan orang yang meminta juga seharusnya bukan satu-satunya penentu. Yang perlu dilihat adalah dampaknya: apakah produksi bisa berhenti, pelanggan terdampak, ada risiko keselamatan atau kualitas, atau ada deadline yang memang tidak bisa digeser?
Lalu lihat juga alternatifnya. Apakah masih ada stock? Bisakah menggunakan barang pengganti? Bisakah kebutuhan tersebut ditunda tanpa konsekuensi berarti?
Urgency seharusnya mengikuti konsekuensi, bukan siapa yang paling sering menelepon.
Bertanya bukan berarti menolak
Kadang Buyer merasa tidak enak ketika harus bertanya kepada user yang sudah mengatakan urgent. Padahal pertanyaan sederhana seperti “Butuhnya kapan?”, “Stock sekarang masih ada berapa?”, atau “Kalau datang dua hari lagi, apa dampaknya?” justru membantu kita memahami situasinya.
Pertanyaan tersebut bukan berarti kamu tidak mau membantu. Kamu sedang mencari informasi agar bisa menentukan tindakan yang tepat.
Supplier juga membutuhkan informasi yang sama. Ada perbedaan besar antara mengatakan:
“Tolong kirim secepatnya, urgent.”
dan:
“Stock kami cukup sampai Kamis. Kami membutuhkan minimal 2.000 pcs tiba Rabu agar produksi tetap berjalan. Apakah bisa partial delivery?”
Pesan kedua jauh lebih berguna. Supplier sekarang tahu deadline-nya, quantity minimum yang dibutuhkan, dan alasan di balik permintaan tersebut. Mereka bisa mulai mencari solusi, bukan sekadar menjawab “kami usahakan.”
Urgent juga mempunyai harga
Percepatan hampir selalu mempunyai konsekuensi. Air freight lebih mahal daripada sea freight. Pengiriman khusus lebih mahal daripada jadwal reguler. Supplier mungkin perlu overtime, sementara quantity kecil yang diproduksi mendadak juga bisa meningkatkan biaya.
Karena itu, ketika sesuatu benar-benar urgent, pertanyaannya bukan hanya “Bisa dipercepat?” Kita juga perlu bertanya:
“Apa konsekuensi dari percepatan ini?”
Kadang perusahaan memang harus membayar lebih untuk menghindari kerugian yang jauh lebih besar. Membayar tambahan Rp2 juta untuk mencegah produksi berhenti dengan kerugian puluhan juta mungkin merupakan keputusan yang sangat masuk akal.
Tetapi keputusan itu tetap perlu dibuat dengan sadar.
Urgent bukan kartu bebas untuk mengabaikan cost.
Setelah apinya padam, lihat kenapa bisa terbakar
Ada satu kebiasaan yang membedakan organisasi yang terus-menerus hidup dalam keadaan emergency dengan organisasi yang semakin matang. Setelah masalah selesai, mereka tidak langsung melupakannya.
Mereka bertanya:
Kenapa tadi bisa menjadi urgent?
Mungkin supplier terlambat, forecast berubah, stock tidak dimonitor, PR terlambat dibuat, atau lead time yang digunakan sudah tidak realistis. Bisa juga memang terjadi sesuatu yang benar-benar tidak dapat diprediksi.
Tidak semua emergency dapat dicegah. Tetapi kalau item yang sama selalu urgent setiap bulan, kemungkinan besar masalahnya bukan lagi keadaan darurat.
Itu sudah menjadi pola.
Dan pola seharusnya bisa diperbaiki.
Buyer bukan mesin pemadam kebakaran
Kemampuan menangani kebutuhan mendadak memang penting. Ada kepuasan tersendiri ketika kamu berhasil mendapatkan barang yang hampir mustahil ditemukan dan produksi akhirnya tetap berjalan.
Tetapi jangan sampai menjadi ahli memadamkan kebakaran membuat kita lupa bertanya kenapa gedungnya terus terbakar.
Procurement yang baik bukan yang setiap hari terlihat heroik karena menyelesaikan emergency. Procurement yang baik perlahan membuat jumlah emergency berkurang.
Jadi ketika besok ada pesan “Tolong urgent ya”, jangan langsung panik. Cari tahu kapan benar-benar dibutuhkan, apa dampaknya kalau terlambat, alternatif apa yang tersedia, dan berapa biaya untuk mempercepatnya. Setelah itu, baru tentukan prioritas.
Karena semakin lama kamu menjadi Buyer, kamu akan menemukan sesuatu yang agak mengejutkan.
Orang yang paling hebat di Procurement ternyata bukan selalu orang yang paling cepat bergerak, paling keras bernegosiasi, atau paling banyak mendapatkan saving.
Lalu…
seperti apa sebenarnya Buyer yang hebat?
Kita bahas di Episode 9.