More Than Buying

Tag: Responsibility & Ownership

Memahami siapa yang bertanggung jawab atas keputusan, tindakan, follow-up, dan hasil akhirnya.

  • Buyer yang Hebat Ternyata Bukan yang Paling Jago Nego

    Season 1 · Episode 9 — Welcome to Procurement

    Coba bayangkan seorang Buyer yang hebat.

    Mungkin yang muncul di pikiran adalah seseorang yang sangat percaya diri. Duduk berhadapan dengan supplier, bicara tegas, sulit dibantah, lalu setelah satu jam negosiasi berhasil menurunkan harga 10%.

    Supplier menyerah.

    Buyer menang.

    Kelihatannya keren.

    Tapi setelah cukup lama bekerja di Procurement, kamu mungkin akan menemukan sesuatu yang berbeda.

    Buyer terbaik di ruangan belum tentu orang yang paling banyak bicara.

    Negosiasi memang penting. Tapi bukan semuanya.

    Kemampuan negosiasi jelas penting bagi seorang Buyer. Perusahaan mempercayakan uang dalam jumlah besar kepada Procurement, jadi kemampuan mendapatkan harga dan kondisi komersial yang baik bukan sesuatu yang bisa dianggap sepele.

    Tetapi pekerjaan Buyer tidak berhenti ketika harga sudah disepakati. Supplier masih harus mengirim barang, kualitas harus sesuai, kebutuhan internal bisa berubah, dan masalah akan muncul pada saat yang tidak direncanakan.

    Seorang Buyer bisa sangat hebat menekan harga tetapi buruk dalam follow-up. Bisa pandai berbicara tetapi tidak teliti membaca quotation. Bisa terlihat percaya diri di depan supplier tetapi tidak memahami barang yang sedang dinegosiasikan.

    Jadi kemampuan negosiasi adalah salah satu alat.

    Bukan keseluruhan profesinya.

    Buyer yang hebat banyak bertanya

    Ada satu kebiasaan yang sering terlihat sederhana tetapi sangat kuat: rasa ingin tahu.

    Kenapa harga naik?

    Kenapa lead time enam minggu?

    Kenapa MOQ harus 10.000 pcs?

    Kenapa supplier membutuhkan material tertentu?

    Kenapa tahun lalu delivery lancar tetapi tiga bulan terakhir mulai terlambat?

    Buyer yang hanya menerima jawaban akan mengetahui apa yang supplier katakan. Buyer yang terus bertanya dengan tepat perlahan mulai memahami bagaimana bisnis supplier bekerja.

    Dan semakin dalam pemahamannya, semakin baik keputusan yang bisa dibuat.

    Bukan karena dia paling pintar.

    Tetapi karena dia mempunyai informasi yang lebih baik.

    Buyer yang hebat juga mendengarkan

    Negosiasi sering dibayangkan sebagai kemampuan berbicara dan meyakinkan orang lain. Padahal, banyak informasi penting justru muncul ketika kita berhenti bicara.

    Supplier mungkin mengatakan kapasitas produksinya sedang penuh. User mungkin menjelaskan bahwa spesifikasi tertentu sebenarnya masih bisa berubah. Quality mungkin memberi tahu bahwa masalah kecil sudah muncul beberapa kali sebelum akhirnya menjadi serius.

    Kalau kita terlalu sibuk mempersiapkan jawaban, informasi seperti itu mudah terlewat.

    Mendengarkan bukan berarti selalu setuju. Mendengarkan berarti memahami apa yang sebenarnya sedang terjadi sebelum menentukan respons.

    Kadang satu pertanyaan yang tepat, diikuti beberapa menit mendengarkan, lebih berguna daripada sepuluh menit berdebat.

    Yang membedakan sering kali justru hal-hal membosankan

    Ini bagian yang jarang terlihat menarik di LinkedIn.

    Buyer yang baik mencatat.

    Dia ingat melakukan follow-up ketika berjanji akan follow-up. Dia mengecek kembali angka sebelum mengirim approval. Dia menyimpan histori harga dengan rapi. Dia membaca spesifikasi sebelum meminta quotation dan tidak mengatakan “sama seperti sebelumnya” tanpa memastikan memang sama.

    Tidak ada yang terlihat heroik dari semua itu.

    Tetapi bayangkan kebalikannya: salah quantity di PO, lupa follow-up delivery, menggunakan harga lama yang sudah tidak berlaku, atau menjanjikan sesuatu kepada supplier lalu tidak pernah kembali dengan jawaban.

    Kesalahan kecil yang berulang perlahan menghilangkan kepercayaan.

    Reliability sering kali lebih berharga daripada terlihat brilliant sesekali.

    Buyer yang hebat tahu kapan harus berkata “Saya belum tahu”

    Ada tekanan tertentu di dunia kerja untuk selalu terlihat mempunyai jawaban. Ketika ditanya atasan atau user, rasanya lebih nyaman langsung memberikan respons daripada mengakui bahwa kita belum tahu.

    Padahal ada jawaban yang jauh lebih profesional daripada menebak:

    “Saya belum punya datanya. Saya cek dulu.”

    Lalu benar-benar cek.

    Buyer yang matang tidak mengukur kompetensinya dari seberapa cepat dia menjawab semua pertanyaan. Dia tahu kapan informasi yang tersedia sudah cukup untuk mengambil keputusan dan kapan dia perlu mencari fakta tambahan.

    Kepercayaan tidak dibangun dengan selalu terlihat tahu.

    Kepercayaan dibangun ketika orang tahu bahwa jawabanmu bisa dipercaya.

    Tegas tidak sama dengan keras

    Seorang Buyer memang perlu bisa mengatakan tidak. Kepada supplier, kepada user internal, bahkan kadang kepada atasannya sendiri.

    Tetapi ketegasan tidak membutuhkan suara keras.

    Kamu bisa menolak kenaikan harga sambil tetap menghormati supplier. Kamu bisa mengatakan kepada user bahwa lead time yang diminta tidak realistis tanpa membuat percakapan menjadi konflik. Kamu juga bisa meminta supplier memperbaiki performa tanpa mempermalukan mereka.

    Ketegasan yang matang biasanya terdengar cukup sederhana:

    “Kami memahami alasannya, tetapi berdasarkan data yang ada, kami belum bisa menyetujui kenaikan ini.”

    Tidak dramatis.

    Tidak perlu menang adu suara.

    Posisinya jelas.

    Jadi, seperti apa Buyer yang hebat?

    Tidak ada satu tipe kepribadian yang harus dimiliki.

    Ada Buyer yang extrovert dan sangat nyaman bertemu orang baru. Ada yang lebih tenang dan kuat dalam analisis. Ada yang hebat membangun relationship. Ada yang sangat teliti terhadap angka dan proses.

    Yang penting bukan menjadi karakter tertentu.

    Buyer yang berkembang biasanya belajar menggabungkan beberapa hal: rasa ingin tahu, ketelitian, kemampuan berkomunikasi, keberanian bertanya, kemampuan mendengarkan, integritas, dan judgment yang semakin matang melalui pengalaman.

    Negosiasi tetap penting.

    Excel tetap penting.

    Pengetahuan produk juga penting.

    Tetapi semua itu perlahan mengarah pada kemampuan yang lebih besar:

    membuat keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan.

    Dan setelah sembilan episode, mungkin kita sudah mulai melihat pola.

    Procurement ternyata bukan sekadar membuat PO. Bukan sekadar mencari supplier. Bukan sekadar mengejar delivery. Bahkan bukan sekadar mendapatkan harga murah.

    Jadi kalau semua itu hanya bagian-bagiannya…

    Procurement sebenarnya mengelola apa?

    Kita tutup Season 1 dengan pertanyaan itu.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Jadi… Procurement Sebenarnya Mengelola Apa? →

    Season 1 · Episode 10

  • Kenapa Buyer Selalu Dicari Kalau Ada Masalah?

    Season 1 · Episode 7 — Welcome to Procurement

    Jam 09.10.

    Produksi menelepon.

    “Material A belum datang. Bisa tolong cek?”

    Jam 09.35, Warehouse mengirim pesan.

    “Supplier B kirim quantity kurang.”

    Belum sempat membalas, Quality datang membawa kabar lain.

    “Material C ada masalah. Tolong supplier-nya dihubungi ya.”

    Kamu melihat daftar pekerjaan yang sudah dibuat pagi tadi. Belum ada satu pun yang selesai.

    Lalu muncul sebuah pertanyaan:

    Kenapa kalau ada masalah, yang dicari selalu Purchase?

    Karena Procurement berada di tengah banyak kepentingan

    Coba lihat posisi Procurement dalam perusahaan.

    Produksi membutuhkan material. Warehouse menerima barang. Quality memeriksa kualitas. Finance mengatur pembayaran. Engineering menentukan spesifikasi. Management menjaga cost dan kelangsungan bisnis.

    Di sisi luar perusahaan, ada supplier yang harus memenuhi berbagai kebutuhan tersebut.

    Di organisasi lain, jaringannya bisa terlihat berbeda. Bayangkan HR membutuhkan jasa training. HR ingin materinya sesuai kebutuhan peserta, manager perlu mengatur waktu agar pekerjaan tetap berjalan, Finance menjaga budget, sementara vendor membutuhkan kepastian jadwal dan jumlah peserta.

    Ketika trainer tiba-tiba tidak tersedia, Procurement mungkin menjadi pihak yang pertama dihubungi karena memegang komunikasi dengan vendor. Buyer bisa meminta pilihan pengganti, mengecek kondisi pembatalan atau perubahan jadwal, lalu menyampaikan alternatifnya. Tetapi HR tetap perlu menilai apakah trainer pengganti sesuai, dan manager terkait perlu memastikan waktu pelaksanaannya memungkinkan.

    Nama departemen dan bentuk pembeliannya berbeda. Posisi Procurement tetap mirip: membantu mempertemukan kebutuhan internal dengan kemampuan pihak eksternal, sambil membuat pilihan dan tanggung jawab masing-masing pihak jelas.

    Procurement berada tepat di tengah jaringan itu.

    Karena itulah ketika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana, Procurement sering menjadi salah satu pihak pertama yang dicari. Bukan karena semua masalah adalah kesalahan Buyer, tetapi karena Buyer sering menjadi penghubung antara kebutuhan internal dan supplier.

    Dan menjadi penghubung berarti kamu akan menerima informasi dari dua arah.

    Kadang… pada waktu yang bersamaan.

    Tapi “bukan salah saya” juga belum menyelesaikan masalah

    Bayangkan supplier terlambat mengirim barang karena mesinnya rusak.

    Apakah itu kesalahan Buyer?

    Belum tentu.

    Atau Quality menemukan barang reject karena proses produksi supplier bermasalah.

    Apakah Buyer yang membuat barang tersebut?

    Tentu tidak.

    Tetapi kalau respons pertama kita selalu:

    “Itu kan salah supplier.”

    secara fakta mungkin benar, tetapi perusahaan masih mempunyai masalah yang belum selesai.

    Salah satu perubahan terbesar ketika seseorang mulai berkembang secara profesional adalah berhenti hanya bertanya:

    “Siapa yang salah?”

    dan mulai bertanya:

    “Sekarang apa yang perlu dilakukan?”

    Mencari akar penyebab dan menentukan tanggung jawab tetap penting. Tetapi biasanya itu dilakukan sambil memastikan masalah yang sedang terjadi tidak menjadi lebih besar.

    Jangan juga mengambil semua masalah menjadi milikmu

    Nah, ini sisi sebaliknya.

    Karena ingin membantu, Buyer baru kadang mulai mengambil terlalu banyak tanggung jawab.

    Produksi salah membuat planning? Purchase yang diminta mencari barang emergency.

    Spesifikasi belum jelas? Purchase yang sibuk menebak kebutuhan user.

    Barang datang tetapi belum diperiksa? Purchase yang mengejar semua pihak.

    Lama-lama Buyer berubah menjadi pusat penyelesaian semua masalah.

    Kelihatannya helpful.

    Sebenarnya berbahaya.

    Kalau Procurement terus mengambil pekerjaan yang seharusnya menjadi tanggung jawab fungsi lain, batas pekerjaan menjadi kabur. Departemen lain juga tidak belajar memperbaiki prosesnya karena selalu ada seseorang yang menyelamatkan keadaan.

    Membantu menyelesaikan masalah berbeda dengan mengambil alih tanggung jawab orang lain.

    Ini salah satu batas yang perlu dipelajari pelan-pelan.

    Jadi, kapan Buyer harus ikut turun tangan?

    Coba tanyakan tiga hal.

    Pertama, apakah masalah ini berkaitan dengan supplier atau proses pembelian? Kalau iya, Procurement jelas mempunyai peran.

    Kedua, apakah ada sesuatu yang hanya Procurement bisa lakukan? Misalnya menghubungi supplier, menegosiasikan percepatan delivery, mencari alternatif, atau mengklarifikasi kondisi komersial.

    Ketiga, siapa sebenarnya pemilik masalah tersebut?

    Misalnya produksi tiba-tiba membutuhkan material lebih cepat karena planning berubah. Procurement bisa membantu mengecek kemungkinan percepatan dari supplier. Tetapi perubahan planning tetap perlu dikelola oleh fungsi yang bertanggung jawab terhadap planning.

    Kita membantu.

    Kita koordinasi.

    Tetapi kita tidak perlu berpura-pura bahwa semua masalah adalah milik kita.

    Menjadi helpful tanpa menjadi tempat pembuangan masalah

    Ini mungkin terdengar sulit, terutama kalau kamu masih junior.

    Kamu tentu tidak ingin menjawab setiap permintaan dengan:

    “Bukan jobdesc saya.”

    Itu bukan profesionalisme. Itu hanya membuat orang malas bekerja denganmu.

    Sebaliknya, coba gunakan pendekatan seperti:

    “Saya bantu cek ke supplier. Untuk perubahan kebutuhannya, mungkin kita perlu koordinasi juga dengan Planning supaya schedule berikutnya bisa disesuaikan.”

    Kamu tetap membantu masalah hari ini, tetapi sekaligus mengarahkan masalah tersebut kepada pihak yang memang perlu memperbaiki prosesnya.

    Kemampuan seperti ini tidak langsung muncul pada bulan pertama bekerja. Kamu akan belajar dari pengalaman, dari manager, dan—ya—kadang dari salah mengambil keputusan.

    Dicari saat ada masalah sebenarnya bagian dari pekerjaan

    Kalau bekerja di Procurement cukup lama, kamu akan menyadari bahwa sebagian pekerjaan memang bersifat problem solving.

    Supplier terlambat. Harga berubah. Forecast bergeser. Barang reject. Shipment tertahan. Dokumen salah. Kebutuhan mendadak.

    Tidak mungkin semuanya berjalan sempurna.

    Tetapi tujuan Procurement bukan menjadi superhero yang menyelesaikan semua masalah sendirian.

    Tujuannya adalah membantu organisasi mendapatkan informasi yang benar, menghubungkan pihak yang tepat, mencari alternatif ketika diperlukan, dan memastikan tanggung jawab tetap berada di tempat yang semestinya.

    Jadi ketika suatu hari telepon berbunyi dan seseorang berkata:

    “Purchase, ada masalah…”

    tidak perlu langsung defensif.

    Dengarkan dulu.

    Pahami masalahnya.

    Cari tahu peran Procurement di dalamnya.

    Lalu bantu menggerakkan solusi—tanpa otomatis mengambil semua bebannya.

    Karena ternyata menjadi Buyer bukan hanya belajar membeli.

    Kamu juga harus belajar mengelola tekanan dari banyak arah.

    Dan ada dua kata yang mungkin akan sering muncul ketika tekanan itu sedang tinggi:

    “Tolong urgent.”

    Urgent karena apa?

    Urgent sejak kapan?

    Dan apakah semuanya yang diberi label urgent memang benar-benar urgent?

    Itu cerita Episode 8.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Tolong Urgent Ya – Dua Kata yang Sering Bikin Buyer Pusing →

    Season 1 · Episode 8

    Lihat dari sisi lain

    Menjadi orang yang selalu bisa membantu terasa seperti pujian. Sampai perlahan semua orang mulai membawa masalahnya ke tempat yang sama—dan pekerjaan yang memang milikmu sendiri hampir terlupakan.

    Baca: Everyone Knows Nao Will Fix It →

  • PO Sudah Keluar. Kok Barangnya Belum Datang?

    Season 1 · Episode 6 — Welcome to Procurement

    “Maaf Kak, produksinya belum selesai.”

    Kamu membaca WhatsApp itu dua kali, lalu membuka Purchase Order. Delivery date: hari ini. Supplier sudah menerima PO tiga minggu lalu. Harga, quantity, dan tanggal delivery semuanya sudah jelas.

    Jadi… kok barangnya belum ada?

    Kamu mengetik, “Kapan bisa kirim?” Beberapa menit kemudian balasannya datang: “Kami usahakan minggu depan ya, Kak.”

    Dan dari belakang terdengar seseorang bertanya:

    “Materialnya aman, kan?”

    Welcome to salah satu momen yang hampir pasti akan ditemui seorang Buyer.

    PO bukan tombol “auto-delivery”

    Saat baru mengenal Purchasing, alurnya terlihat sangat rapi: PR masuk, quotation, approval, PO, lalu barang datang. Seolah-olah setelah PO dikirim, kita tinggal menunggu.

    Sayangnya, dunia nyata tidak bekerja seperti aplikasi food delivery. Supplier bisa mengalami masalah material, mesin rusak, kapasitas penuh, masalah kualitas, keterlambatan sub-supplier, atau sekadar melakukan planning yang buruk.

    Artinya, PO memang menciptakan komitmen pembelian. Tetapi PO bukan jaminan bahwa barang akan datang dengan sendirinya.

    Follow-up bukan berarti bertanya “update?” setiap hari

    Setelah memahami hal itu, Buyer baru kadang bergerak ke ekstrem lainnya. Setiap pagi mengirim pesan, “Morning, update barang kami?” Besok, “Ada update?” Lusa, “Reminder ya.”

    Kalau supplier menjawab “on progress” selama tiga minggu, kita sebenarnya belum mendapatkan banyak informasi. Follow-up yang baik bukan tentang seberapa sering kamu bertanya, tetapi memastikan kamu mengetahui apakah supplier masih berada di jalur yang benar untuk memenuhi komitmennya.

    Misalnya, untuk barang dengan lead time cukup panjang, kamu mungkin perlu mengetahui apakah material sudah tersedia, produksi sudah dijadwalkan, barang sudah selesai, atau pengiriman sudah di-booking.

    Jadi daripada bertanya:

    “Ada update?”

    lebih berguna bertanya:

    “Sesuai schedule, minggu ini seharusnya sudah masuk produksi. Apakah sudah berjalan?”

    Pertanyaan yang lebih spesifik menghasilkan informasi yang lebih berguna.

    Kalau yang kamu beli adalah software beserta jasa implementasinya, tahapan yang perlu dipantau tentu berbeda. Lisensi sudah aktif belum tentu berarti sistem siap digunakan. Mungkin konfigurasi belum selesai, data belum dipindahkan, atau user belum mencoba apakah alur kerjanya berjalan sesuai kebutuhan.

    Sejak awal, sepakati tahapan penting bersama vendor, IT, dan user: kebutuhan dikonfirmasi, konfigurasi selesai, data siap, pengujian dilakukan, lalu sistem mulai digunakan. Untuk setiap tahap, perlu jelas siapa yang mengerjakan, kapan targetnya, dan hasil apa yang menunjukkan tahap itu selesai. Jadwal juga perlu mencakup pekerjaan internal, seperti menyiapkan data atau menyediakan waktu user untuk testing.

    Follow-up pun menjadi lebih konkret: “Sesuai jadwal, minggu ini user mulai testing. Apakah konfigurasi sudah selesai dan akses pengujian sudah tersedia? Ada data atau keputusan dari tim kami yang masih ditunggu?” Jawabannya membantu melihat apakah hambatan ada pada vendor atau pada kesiapan internal.

    Kalau testing mundur, jangan langsung menunggu tanggal go-live. Koordinasikan bagian yang perlu diselesaikan, PIC-nya, serta dampaknya terhadap jadwal penggunaan. Procurement membantu menjaga komitmen vendor dan menghubungkan pihak terkait; penilaian teknis tetap dilakukan IT dan penerimaan hasil oleh user sesuai perannya. Pembelian baru memberi manfaat ketika hasilnya benar-benar bisa digunakan.

    Jangan menunggu masalah datang ke meja

    Ada perbedaan besar antara mengetahui keterlambatan dua minggu sebelum delivery dan mengetahuinya pada hari delivery.

    Kalau tahu lebih awal, mungkin masih ada pilihan. Supplier bisa mempercepat produksi atau mengirim sebagian terlebih dahulu. Perusahaan bisa menyesuaikan production plan atau memanfaatkan stock yang masih tersedia. Dalam kondisi tertentu, mungkin bahkan masih ada waktu mencari alternatif.

    Tetapi kalau masalah baru diketahui ketika material sudah habis, pilihan menjadi jauh lebih sedikit—dan biasanya lebih mahal.

    Karena itu, salah satu kemampuan penting seorang Buyer bukan sekadar menyelesaikan masalah.

    Tetapi melihat masalah ketika masalah itu masih kecil.

    Tapi Buyer juga tidak bisa mengawasi semuanya

    Kalau kamu mempunyai ratusan PO aktif, tentu tidak masuk akal menelepon semua supplier setiap hari. Di sinilah prioritas mulai penting.

    Barang yang mudah dibeli dari banyak supplier tentu berbeda dengan komponen khusus yang hanya dibuat oleh satu supplier dengan lead time tiga bulan. Barang yang stock-nya cukup untuk enam bulan juga berbeda dengan material yang minggu depan sudah habis.

    Semakin besar dampaknya terhadap bisnis dan semakin sulit barang tersebut digantikan, semakin besar perhatian yang layak diberikan.

    Buyer yang baik bukan orang yang paling sibuk follow-up. Buyer yang baik tahu apa yang perlu di-follow-up lebih dulu.

    Ketika supplier mengatakan “akan kami usahakan”

    Ada beberapa kalimat supplier yang terdengar menenangkan: “Kami usahakan.” “Seharusnya aman.” “Mudah-mudahan minggu depan.”

    Kalimat-kalimat itu tidak selalu berarti supplier sedang berbohong. Kadang mereka sendiri memang belum mempunyai kepastian. Tetapi sebagai Buyer, kamu perlu membedakan antara harapan dan komitmen.

    Kalau material tersebut penting, tanyakan lebih jauh. Apa kendalanya? Kapan produksi selesai? Berapa quantity yang bisa dikirim lebih dulu? Apa yang bisa dilakukan untuk mempercepat? Kapan supplier bisa memberikan kepastian?

    Tujuannya bukan menginterogasi supplier. Tujuannya mendapatkan informasi yang cukup agar perusahaan bisa mengambil keputusan.

    Delivery adalah pekerjaan bersama

    Supplier memang bertanggung jawab memenuhi tanggal yang sudah disepakati. Tetapi Procurement bertanggung jawab memastikan risiko terhadap supply diketahui dan dikelola. Keduanya bukan hal yang bertentangan.

    Kita tetap bisa meminta supplier bertanggung jawab atas keterlambatan sambil melakukan pekerjaan kita sendiri untuk mencegah dampaknya menjadi lebih besar.

    Karena ketika produksi berhenti, mengatakan:

    “Tapi supplier kan sudah janji…”

    mungkin benar.

    Hanya saja, kalimat itu tidak membuat mesin kembali berjalan.

    Jadi setelah PO dikirim, jangan langsung melupakannya. Pahami mana yang kritis, monitor pada waktu yang tepat, dan cari tanda-tanda masalah sebelum tanggal delivery tiba.

    Karena di Procurement, kabar buruk yang datang lebih awal sering kali jauh lebih berguna daripada kabar baik yang ternyata tidak benar.

    Dan kalau akhirnya barang benar-benar terlambat?

    Kemungkinan besar telepon berikutnya bukan datang dari supplier, melainkan dari seseorang di dalam perusahaan.

    “Purchase, kok barangnya belum datang?”

    Dan tiba-tiba semua mata mengarah ke kamu.

    Kenapa Buyer sering dicari setiap kali ada masalah?

    Kita bahas di Episode 7.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Kenapa Buyer Selalu Dicari Kalau Ada Masalah →

    Season 1 · Episode 7

  • Hari Pertama Jadi Buyer: Sebenarnya Aku Harus Ngapain?

    Season 1 · Episode 3 — Welcome to Procurement

    Hari pertama kerja biasanya dimulai dengan hal-hal yang cukup aman. Kenalan dengan tim, dikenalkan ke beberapa departemen, menerima laptop, membuat password, lalu mencoba mengingat nama orang-orang yang baru saja dikenalkan lima menit lalu.

    Lalu seseorang datang ke meja dan bertanya, “PO yang ini sudah dikirim ke supplier belum?” Kamu melihat layar, melihat orangnya, lalu melihat layar lagi. PO yang mana? Supplier siapa? Dan… aku bahkan belum tahu cara buka sistemnya.

    Welcome to hari pertama sebagai Buyer. 😄

    Kamu memang belum seharusnya tahu semuanya

    Salah satu tekanan terbesar ketika baru mulai bekerja adalah perasaan bahwa kita seharusnya sudah tahu apa yang harus dilakukan. Apalagi kalau orang-orang di sekitar terlihat santai menyebut PR, PO, MOQ, lead time, ETA, quotation, payment terms, dan entah berapa singkatan lainnya. Mereka terlihat santai karena sudah mengerjakannya ratusan kali; kamu belum.

    Pekerjaan pertama seorang Buyer bukan langsung menjadi jago negosiasi atau mendapatkan saving besar pada minggu pertama. Yang perlu kamu pahami lebih dulu adalah aliran pekerjaannya: dari mana kebutuhan datang, siapa yang menyetujui, bagaimana sampai ke Purchasing, bagaimana supplier dipilih, siapa yang memonitor delivery, dan kapan pembelian dianggap selesai.

    Kalau alurnya mulai terlihat, istilah-istilah yang tadinya terdengar seperti bahasa asing perlahan menemukan tempatnya.

    Jangan cuma baca item. Pahami kebutuhannya.

    Bayangkan ada permintaan pembelian 500 buah bearing. Godaannya adalah langsung membuka data supplier, meminta quotation, lalu membandingkan harga. Tapi sebelum itu, ada pertanyaan sederhana yang jauh lebih berguna: barang ini untuk apa?

    Bearing untuk produksi rutin tentu berbeda dengan bearing untuk mesin yang sedang breakdown. Barangnya mungkin sama, tetapi konteksnya mengubah cara kita menanganinya. Untuk kebutuhan rutin, kita bisa memikirkan harga, stock, dan kebutuhan berikutnya; kalau produksi sedang berhenti, kecepatan mungkin jauh lebih penting daripada selisih harga beberapa ribu rupiah.

    Salah satu kebiasaan terbaik yang bisa dipelajari sejak awal adalah jangan hanya membaca item—pahami kebutuhan di belakangnya.

    Kalau kamu membeli laptop, pertanyaan yang sama tetap berguna. Permintaan untuk karyawan baru yang mulai bekerja bulan depan berbeda dengan laptop pengganti untuk seseorang yang perangkatnya tiba-tiba rusak. Nama barangnya sama, tetapi waktu dan dampaknya berbeda.

    Kebutuhan seorang staf administrasi juga belum tentu sama dengan kebutuhan desainer yang mengolah file besar. Sebelum mencari quotation, tanyakan siapa yang akan menggunakan laptop, aplikasi apa yang perlu dijalankan, dan kapan perangkat harus siap dipakai. “Siap dipakai” mungkin termasuk instalasi aplikasi dan pengaturan akses oleh IT, bukan sekadar kardus tiba di kantor.

    Dari situ, kamu bisa meminta IT memastikan spesifikasinya, mengecek apakah ada perangkat cadangan, lalu membandingkan pilihan yang memang sesuai. Kamu tidak harus menentukan kebutuhan teknis sendiri. Tugas awalmu adalah membantu memperjelas kebutuhan sebelum perusahaan membeli.

    Kenali siapa melakukan apa

    Procurement terlihat seperti pekerjaan yang banyak berhubungan dengan supplier, padahal sebagian besar harimu juga akan berhubungan dengan orang-orang di dalam perusahaan. Di manufaktur, kamu mungkin bekerja dengan Produksi, Warehouse, Quality, Engineering, dan Finance. Di sekolah atau perusahaan jasa, pihaknya bisa berupa pengelola kelas, Operations, IT, HR, Facilities, atau fungsi lainnya.

    Mulailah mengenali perannya: siapa yang membutuhkan, siapa yang menentukan spesifikasi, siapa yang menyetujui, dan siapa yang memeriksa atau menerima hasil pembelian. Untuk laptop tadi, HR mungkin memberi tahu tanggal masuk karyawan, IT memastikan spesifikasi dan kesiapan perangkat, user menjelaskan kebutuhan kerja, dan Finance mengurus pembayaran. Pembagian tepatnya mengikuti organisasi tempat kamu bekerja.

    Kamu tidak perlu langsung memahami pekerjaan semua departemen. Tetapi ketahui siapa yang perlu dihubungi: perangkat tidak sesuai spesifikasi perlu diperiksa oleh siapa? Tanggal kebutuhan berubah, siapa yang perlu tahu? Invoice bermasalah, siapa yang bisa membantu?

    Mengetahui who to ask sering kali lebih berguna daripada berpura-pura mengetahui semua jawabannya sendiri.

    Kenali supplier—dan barang yang kamu beli

    Setelah mulai memahami proses internal, kenali supplier yang menjadi tanggung jawabmu. Mulailah dari yang paling sering berhubungan dengan pekerjaanmu: apa yang mereka supply, berapa lead time-nya, siapa PIC-nya, bagaimana pola delivery-nya, dan apakah performanya selama ini stabil.

    Lalu pelajari juga produknya. Kamu tidak perlu menjadi engineer, tetapi Buyer yang memahami fungsi dan karakter dasar barang yang dibeli akan mengajukan pertanyaan yang berbeda dari Buyer yang hanya mengenal item code dan harga. Semakin kamu memahami barangnya, semakin baik pula percakapanmu dengan supplier dan user internal.

    Better understanding creates better questions.

    Jangan takut bertanya. Tapi belajar cara bertanya.

    Menjadi anak baru bukan masalah, dan menanyakan sesuatu yang belum kamu ketahui juga bukan masalah. Yang menjadi masalah adalah menanyakan pertanyaan yang sama berkali-kali tanpa pernah mencatat jawabannya. Buat catatan tentang istilah baru, supplier, proses approval, atau hal-hal kecil yang kamu pelajari setiap hari.

    Ada juga perbedaan besar antara “Aku nggak ngerti ini gimana” dan “Aku sudah cek PO sebelumnya. Sepertinya prosesnya A lalu B, tapi bagian C aku belum paham. Bisa bantu jelaskan?” Pertanyaan kedua menunjukkan bahwa kamu sudah mencoba memahami masalah sebelum meminta bantuan.

    Orang biasanya lebih mudah membantu ketika melihat kamu juga sudah berusaha.

    Lalu kapan mulai negosiasi?

    Mungkin kamu membayangkan Buyer sebagai seseorang yang duduk berhadapan dengan supplier sambil menekan harga. Nanti akan sampai ke sana. Tetapi sebelum bisa bernegosiasi dengan baik, kamu perlu memahami apa yang sebenarnya sedang dinegosiasikan.

    Harga sebelumnya berapa? Berapa banyak yang dibeli? Ada supplier alternatif atau tidak? Bagaimana kondisi pasar dan apa yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan dari supplier tersebut?

    Kadang jawabannya bukan harga. Mungkin perusahaan lebih membutuhkan lead time pendek, MOQ kecil, payment terms panjang, delivery fleksibel, atau dukungan teknis yang lebih baik.

    Negosiasi yang baik dimulai jauh sebelum kamu mengatakan, “Bisa kurang lagi nggak harganya?”

    Beberapa minggu pertama

    Tidak perlu buru-buru menunjukkan bahwa kamu hebat. Gunakan beberapa minggu pertama untuk memahami proses, mengenali orang, mempelajari barang dan supplier, mencatat, serta bertanya ketika memang belum tahu. Ketika diberi pekerjaan kecil, selesaikan dengan rapi.

    Kepercayaan di dunia kerja jarang datang dari satu tindakan besar. Biasanya ia dibangun dari banyak hal kecil: data yang benar, email yang dijawab, janji follow-up yang benar-benar dilakukan, dan keberanian mengatakan “Saya belum tahu, saya cek dulu” daripada memberikan jawaban yang belum pasti.

    Beberapa bulan kemudian, mungkin kamu akan tersenyum mengingat hari pertama ketika bahkan tidak tahu di mana mencari nomor PO.

    Tapi sebelum sampai ke sana, ada satu pihak yang akan sangat sering muncul di layar HP-mu. Kamu akan chat, telepon, kejar, minta bantuan—dan sesekali mungkin membuatmu ingin meletakkan HP jauh-jauh.

    Supplier.

    Partner? Teman? Atau lawan yang harus selalu kita kalahkan?

    Kita bahas di Episode 4.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Supplier Itu Partner, Teman, atau Lawan? →

    Season 1 · Episode 4

    Lihat dari sisi lain

    Masuk ke lingkungan baru kadang terasa seperti semua orang sudah menerima buku petunjuk—kecuali kamu. Nao mencoba cukup lama untuk terlihat paham sebelum menemukan sesuatu yang jauh lebih berguna daripada menebak.

    Baca: The Map with No Legend →