More Than Buying

Tag: Trust & Verification

Memahami kapan informasi bisa dipercaya dan kapan tetap perlu dicek, dikonfirmasi, atau dibuktikan.

  • Buyer yang Hebat Ternyata Bukan yang Paling Jago Nego

    Season 1 · Episode 9 — Welcome to Procurement

    Coba bayangkan seorang Buyer yang hebat.

    Mungkin yang muncul di pikiran adalah seseorang yang sangat percaya diri. Duduk berhadapan dengan supplier, bicara tegas, sulit dibantah, lalu setelah satu jam negosiasi berhasil menurunkan harga 10%.

    Supplier menyerah.

    Buyer menang.

    Kelihatannya keren.

    Tapi setelah cukup lama bekerja di Procurement, kamu mungkin akan menemukan sesuatu yang berbeda.

    Buyer terbaik di ruangan belum tentu orang yang paling banyak bicara.

    Negosiasi memang penting. Tapi bukan semuanya.

    Kemampuan negosiasi jelas penting bagi seorang Buyer. Perusahaan mempercayakan uang dalam jumlah besar kepada Procurement, jadi kemampuan mendapatkan harga dan kondisi komersial yang baik bukan sesuatu yang bisa dianggap sepele.

    Tetapi pekerjaan Buyer tidak berhenti ketika harga sudah disepakati. Supplier masih harus mengirim barang, kualitas harus sesuai, kebutuhan internal bisa berubah, dan masalah akan muncul pada saat yang tidak direncanakan.

    Seorang Buyer bisa sangat hebat menekan harga tetapi buruk dalam follow-up. Bisa pandai berbicara tetapi tidak teliti membaca quotation. Bisa terlihat percaya diri di depan supplier tetapi tidak memahami barang yang sedang dinegosiasikan.

    Jadi kemampuan negosiasi adalah salah satu alat.

    Bukan keseluruhan profesinya.

    Buyer yang hebat banyak bertanya

    Ada satu kebiasaan yang sering terlihat sederhana tetapi sangat kuat: rasa ingin tahu.

    Kenapa harga naik?

    Kenapa lead time enam minggu?

    Kenapa MOQ harus 10.000 pcs?

    Kenapa supplier membutuhkan material tertentu?

    Kenapa tahun lalu delivery lancar tetapi tiga bulan terakhir mulai terlambat?

    Buyer yang hanya menerima jawaban akan mengetahui apa yang supplier katakan. Buyer yang terus bertanya dengan tepat perlahan mulai memahami bagaimana bisnis supplier bekerja.

    Dan semakin dalam pemahamannya, semakin baik keputusan yang bisa dibuat.

    Bukan karena dia paling pintar.

    Tetapi karena dia mempunyai informasi yang lebih baik.

    Buyer yang hebat juga mendengarkan

    Negosiasi sering dibayangkan sebagai kemampuan berbicara dan meyakinkan orang lain. Padahal, banyak informasi penting justru muncul ketika kita berhenti bicara.

    Supplier mungkin mengatakan kapasitas produksinya sedang penuh. User mungkin menjelaskan bahwa spesifikasi tertentu sebenarnya masih bisa berubah. Quality mungkin memberi tahu bahwa masalah kecil sudah muncul beberapa kali sebelum akhirnya menjadi serius.

    Kalau kita terlalu sibuk mempersiapkan jawaban, informasi seperti itu mudah terlewat.

    Mendengarkan bukan berarti selalu setuju. Mendengarkan berarti memahami apa yang sebenarnya sedang terjadi sebelum menentukan respons.

    Kadang satu pertanyaan yang tepat, diikuti beberapa menit mendengarkan, lebih berguna daripada sepuluh menit berdebat.

    Yang membedakan sering kali justru hal-hal membosankan

    Ini bagian yang jarang terlihat menarik di LinkedIn.

    Buyer yang baik mencatat.

    Dia ingat melakukan follow-up ketika berjanji akan follow-up. Dia mengecek kembali angka sebelum mengirim approval. Dia menyimpan histori harga dengan rapi. Dia membaca spesifikasi sebelum meminta quotation dan tidak mengatakan “sama seperti sebelumnya” tanpa memastikan memang sama.

    Tidak ada yang terlihat heroik dari semua itu.

    Tetapi bayangkan kebalikannya: salah quantity di PO, lupa follow-up delivery, menggunakan harga lama yang sudah tidak berlaku, atau menjanjikan sesuatu kepada supplier lalu tidak pernah kembali dengan jawaban.

    Kesalahan kecil yang berulang perlahan menghilangkan kepercayaan.

    Reliability sering kali lebih berharga daripada terlihat brilliant sesekali.

    Buyer yang hebat tahu kapan harus berkata “Saya belum tahu”

    Ada tekanan tertentu di dunia kerja untuk selalu terlihat mempunyai jawaban. Ketika ditanya atasan atau user, rasanya lebih nyaman langsung memberikan respons daripada mengakui bahwa kita belum tahu.

    Padahal ada jawaban yang jauh lebih profesional daripada menebak:

    “Saya belum punya datanya. Saya cek dulu.”

    Lalu benar-benar cek.

    Buyer yang matang tidak mengukur kompetensinya dari seberapa cepat dia menjawab semua pertanyaan. Dia tahu kapan informasi yang tersedia sudah cukup untuk mengambil keputusan dan kapan dia perlu mencari fakta tambahan.

    Kepercayaan tidak dibangun dengan selalu terlihat tahu.

    Kepercayaan dibangun ketika orang tahu bahwa jawabanmu bisa dipercaya.

    Tegas tidak sama dengan keras

    Seorang Buyer memang perlu bisa mengatakan tidak. Kepada supplier, kepada user internal, bahkan kadang kepada atasannya sendiri.

    Tetapi ketegasan tidak membutuhkan suara keras.

    Kamu bisa menolak kenaikan harga sambil tetap menghormati supplier. Kamu bisa mengatakan kepada user bahwa lead time yang diminta tidak realistis tanpa membuat percakapan menjadi konflik. Kamu juga bisa meminta supplier memperbaiki performa tanpa mempermalukan mereka.

    Ketegasan yang matang biasanya terdengar cukup sederhana:

    “Kami memahami alasannya, tetapi berdasarkan data yang ada, kami belum bisa menyetujui kenaikan ini.”

    Tidak dramatis.

    Tidak perlu menang adu suara.

    Posisinya jelas.

    Jadi, seperti apa Buyer yang hebat?

    Tidak ada satu tipe kepribadian yang harus dimiliki.

    Ada Buyer yang extrovert dan sangat nyaman bertemu orang baru. Ada yang lebih tenang dan kuat dalam analisis. Ada yang hebat membangun relationship. Ada yang sangat teliti terhadap angka dan proses.

    Yang penting bukan menjadi karakter tertentu.

    Buyer yang berkembang biasanya belajar menggabungkan beberapa hal: rasa ingin tahu, ketelitian, kemampuan berkomunikasi, keberanian bertanya, kemampuan mendengarkan, integritas, dan judgment yang semakin matang melalui pengalaman.

    Negosiasi tetap penting.

    Excel tetap penting.

    Pengetahuan produk juga penting.

    Tetapi semua itu perlahan mengarah pada kemampuan yang lebih besar:

    membuat keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan.

    Dan setelah sembilan episode, mungkin kita sudah mulai melihat pola.

    Procurement ternyata bukan sekadar membuat PO. Bukan sekadar mencari supplier. Bukan sekadar mengejar delivery. Bahkan bukan sekadar mendapatkan harga murah.

    Jadi kalau semua itu hanya bagian-bagiannya…

    Procurement sebenarnya mengelola apa?

    Kita tutup Season 1 dengan pertanyaan itu.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Jadi… Procurement Sebenarnya Mengelola Apa? →

    Season 1 · Episode 10

  • Supplier Itu Partner, Teman, atau Lawan?

    Season 1 · Episode 4 — Welcome to Procurement

    Suatu hari, supplier membantumu saat perusahaan sedang kesulitan. Mereka mempercepat delivery, menerima order dalam jumlah kecil, atau tetap mengirim barang meskipun dokumen internalmu belum sepenuhnya selesai. Kamu merasa lega dan berpikir, “Supplier ini baik banget.”

    Beberapa minggu kemudian, supplier yang sama mengajukan kenaikan harga. Alasannya sulit diverifikasi, sementara waktunya terasa tidak tepat. Lalu pikiranmu berubah: “Jangan-jangan selama ini mereka cuma cari keuntungan.”

    Jadi, supplier itu sebenarnya partner, teman, atau lawan?

    Jawaban paling jujurnya: bukan ketiganya secara mutlak.

    Supplier adalah pihak bisnis

    Supplier bukan teman pribadi yang selalu harus membantumu, tetapi mereka juga bukan lawan yang harus selalu dikalahkan. Mereka adalah perusahaan yang mempunyai kepentingan sendiri: mendapatkan order, memperoleh margin, menjaga cash flow, mengurangi risiko, dan memastikan bisnisnya tetap berjalan.

    Perusahaanmu juga mempunyai kepentingan sendiri. Kita membutuhkan barang yang tepat, biaya yang kompetitif, risiko yang terkendali, dan supply yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Kadang kepentingan kedua pihak berjalan searah: kita membutuhkan delivery yang stabil dan supplier membutuhkan order yang stabil; kita membutuhkan kualitas yang konsisten dan supplier juga ingin mengurangi reject dan komplain.

    Tetapi kadang kepentingannya berbeda. Kita ingin harga turun, supplier ingin menjaga margin. Kita ingin payment terms lebih panjang, supplier ingin pembayaran lebih cepat. Kita ingin minimum order kecil, sementara supplier ingin produksi dalam jumlah besar agar efisien.

    Hubungan supplier tidak menjadi buruk hanya karena ada kepentingan yang berbeda. Justru perbedaan kepentingan itulah yang harus dikelola secara profesional.

    Kenapa supplier sering disebut partner?

    Istilah supplier partnership terdengar hangat dan modern, tetapi tidak semua supplier otomatis layak disebut partner. Partner bukan sekadar supplier yang sudah lama bekerja sama dengan perusahaan atau PIC yang sudah akrab dengan Buyer.

    Supplier mulai menjadi partner ketika kontribusinya lebih besar daripada sekadar mengirim barang. Mereka memahami kebutuhan bisnis, terbuka ketika ada masalah, membantu mencari solusi, menjaga kualitas, dan bersedia berkembang bersama. Hubungan seperti itu dibangun melalui performa, transparansi, kepercayaan, dan kepentingan jangka panjang yang cukup selaras.

    Tetapi partnership tetap membutuhkan kontrol. Harga tetap perlu dievaluasi, kualitas tetap diukur, risiko tetap diperiksa, dan kesepakatan tetap harus jelas. Menyebut supplier sebagai partner bukan alasan untuk berhenti bersikap objektif.

    Terlalu dekat juga bisa menjadi masalah

    Hubungan yang baik dengan supplier memang penting. Komunikasi menjadi lebih mudah, masalah lebih cepat diselesaikan, dan kedua pihak lebih nyaman berdiskusi. Tetapi Buyer harus berhati-hati ketika hubungan profesional perlahan berubah menjadi loyalitas pribadi.

    Misalnya, kamu mulai merasa tidak enak meminta penawaran pembanding karena supplier sudah lama membantu. Kamu menerima alasan kenaikan harga tanpa pemeriksaan karena sudah percaya dengan PIC-nya, atau membela supplier ketika performanya buruk karena hubungan kalian sudah dekat. Di titik itu, hubungan baik mulai mengganggu penilaian.

    Seorang Buyer tidak dibayar untuk menjaga perasaan supplier. Buyer bertanggung jawab menjaga kepentingan perusahaan secara adil dan profesional. Itu bukan berarti harus dingin atau kasar; artinya kita harus mampu menjaga hubungan baik tanpa kehilangan jarak yang diperlukan untuk mengambil keputusan objektif.

    Menganggap supplier sebagai musuh juga berbahaya

    Ada juga Buyer yang melihat negosiasi seperti pertandingan. Kalau supplier mendapatkan margin, berarti Buyer kalah. Kalau supplier kesulitan, berarti perusahaan berhasil menekan harga.

    Cara berpikir seperti ini mungkin menghasilkan saving dalam jangka pendek, tetapi bisa menciptakan masalah yang lebih mahal kemudian. Supplier yang terus-menerus ditekan dapat menurunkan kualitas, mengurangi layanan, menahan investasi, atau memprioritaskan customer lain yang lebih sehat secara bisnis.

    Perusahaan tidak membutuhkan supplier yang selalu kalah. Perusahaan membutuhkan supplier yang tetap kompetitif tetapi juga cukup sehat untuk memenuhi komitmennya. Negosiasi yang baik bukan tentang menghilangkan keuntungan supplier, melainkan mendapatkan struktur harga, layanan, risiko, dan keuntungan yang masuk akal bagi kedua pihak.

    Kepercayaan bukan berarti percaya begitu saja

    Hubungan supplier membutuhkan kepercayaan. Tanpa kepercayaan, setiap diskusi menjadi lambat dan penuh kecurigaan. Tetapi kepercayaan dalam bisnis seharusnya tetap didukung oleh bukti.

    Kalau supplier mengatakan bahan baku naik, minta data pendukung. Kalau mereka menjanjikan delivery minggu depan, pastikan ada rencana produksi atau pengiriman yang cukup jelas. Kalau supplier mengatakan masalah kualitas sudah diperbaiki, lihat hasil trial atau inspeksi berikutnya.

    Verifikasi bukan bentuk penghinaan. Supplier yang profesional biasanya memahami bahwa Buyer juga mempunyai tanggung jawab untuk memastikan informasi yang diterimanya dapat dipertanggungjawabkan.

    Percaya hubungan, tetapi verifikasi keputusan.

    Jadi, bagaimana sebaiknya memperlakukan supplier?

    Hormati mereka sebagai profesional. Dengarkan masalah mereka, bayar sesuai kesepakatan, berikan forecast yang masuk akal, dan jangan menjanjikan order yang belum pasti. Jangan menggunakan quotation mereka hanya untuk menekan supplier lain kalau memang tidak ada niat bisnis yang jelas.

    Di sisi lain, tetap lakukan evaluasi, perbandingan, negosiasi, dan pengendalian risiko. Bersikap adil bukan berarti selalu menyetujui permintaan supplier, dan bersikap tegas tidak harus berarti kasar.

    Buyer yang matang bisa mengatakan, “Kami memahami kondisi Anda, tetapi kami tetap membutuhkan data dan alternatif solusi.” Itu jauh lebih profesional daripada terlalu mudah percaya atau selalu mencurigai.

    Kesimpulannya

    Supplier bukan teman yang harus selalu dibela dan bukan musuh yang harus selalu dikalahkan. Supplier adalah business counterpart. Hubungan terbaik terjadi ketika kedua pihak memahami kepentingan masing-masing, menjaga komitmen, dan cukup terbuka untuk menyelesaikan masalah tanpa kehilangan objektivitas.

    Namun hubungan yang baik saja tidak cukup. Pada akhirnya, perusahaan tetap perlu memilih supplier berdasarkan kualitas, biaya, delivery, kapasitas, risiko, dan performa.

    Dan di sinilah muncul salah satu godaan terbesar bagi Buyer. Dua supplier menawarkan barang yang sama, tetapi salah satunya jauh lebih murah. Pilihannya terlihat jelas.

    Tetapi apakah harga termurah benar-benar pilihan terbaik?

    Kita bahas di Episode 5.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Harga Termurah Belum Tentu Pilihan Terbaik →

    Season 1 · Episode 5

    Lihat dari sisi lain

    Kepercayaan terasa mudah ketika orang yang kita percaya selalu membantu. Yang lebih sulit adalah tetap memeriksa ketika hubungan itu sudah terasa personal—tanpa mengubah kepercayaan menjadi kecurigaan.

    Baca: The Things Mr. Bram Keeps →