Season 1 · Episode 6 — Welcome to Procurement
“Maaf Kak, produksinya belum selesai.”
Kamu membaca WhatsApp itu dua kali, lalu membuka Purchase Order. Delivery date: hari ini. Supplier sudah menerima PO tiga minggu lalu. Harga, quantity, dan tanggal delivery semuanya sudah jelas.
Jadi… kok barangnya belum ada?
Kamu mengetik, “Kapan bisa kirim?” Beberapa menit kemudian balasannya datang: “Kami usahakan minggu depan ya, Kak.”
Dan dari belakang terdengar seseorang bertanya:
“Materialnya aman, kan?”
Welcome to salah satu momen yang hampir pasti akan ditemui seorang Buyer.
PO bukan tombol “auto-delivery”
Saat baru mengenal Purchasing, alurnya terlihat sangat rapi: PR masuk, quotation, approval, PO, lalu barang datang. Seolah-olah setelah PO dikirim, kita tinggal menunggu.
Sayangnya, dunia nyata tidak bekerja seperti aplikasi food delivery. Supplier bisa mengalami masalah material, mesin rusak, kapasitas penuh, masalah kualitas, keterlambatan sub-supplier, atau sekadar melakukan planning yang buruk.
Artinya, PO memang menciptakan komitmen pembelian. Tetapi PO bukan jaminan bahwa barang akan datang dengan sendirinya.
Follow-up bukan berarti bertanya “update?” setiap hari
Setelah memahami hal itu, Buyer baru kadang bergerak ke ekstrem lainnya. Setiap pagi mengirim pesan, “Morning, update barang kami?” Besok, “Ada update?” Lusa, “Reminder ya.”
Kalau supplier menjawab “on progress” selama tiga minggu, kita sebenarnya belum mendapatkan banyak informasi. Follow-up yang baik bukan tentang seberapa sering kamu bertanya, tetapi memastikan kamu mengetahui apakah supplier masih berada di jalur yang benar untuk memenuhi komitmennya.
Misalnya, untuk barang dengan lead time cukup panjang, kamu mungkin perlu mengetahui apakah material sudah tersedia, produksi sudah dijadwalkan, barang sudah selesai, atau pengiriman sudah di-booking.
Jadi daripada bertanya:
“Ada update?”
lebih berguna bertanya:
“Sesuai schedule, minggu ini seharusnya sudah masuk produksi. Apakah sudah berjalan?”
Pertanyaan yang lebih spesifik menghasilkan informasi yang lebih berguna.
Kalau yang kamu beli adalah software beserta jasa implementasinya, tahapan yang perlu dipantau tentu berbeda. Lisensi sudah aktif belum tentu berarti sistem siap digunakan. Mungkin konfigurasi belum selesai, data belum dipindahkan, atau user belum mencoba apakah alur kerjanya berjalan sesuai kebutuhan.
Sejak awal, sepakati tahapan penting bersama vendor, IT, dan user: kebutuhan dikonfirmasi, konfigurasi selesai, data siap, pengujian dilakukan, lalu sistem mulai digunakan. Untuk setiap tahap, perlu jelas siapa yang mengerjakan, kapan targetnya, dan hasil apa yang menunjukkan tahap itu selesai. Jadwal juga perlu mencakup pekerjaan internal, seperti menyiapkan data atau menyediakan waktu user untuk testing.
Follow-up pun menjadi lebih konkret: “Sesuai jadwal, minggu ini user mulai testing. Apakah konfigurasi sudah selesai dan akses pengujian sudah tersedia? Ada data atau keputusan dari tim kami yang masih ditunggu?” Jawabannya membantu melihat apakah hambatan ada pada vendor atau pada kesiapan internal.
Kalau testing mundur, jangan langsung menunggu tanggal go-live. Koordinasikan bagian yang perlu diselesaikan, PIC-nya, serta dampaknya terhadap jadwal penggunaan. Procurement membantu menjaga komitmen vendor dan menghubungkan pihak terkait; penilaian teknis tetap dilakukan IT dan penerimaan hasil oleh user sesuai perannya. Pembelian baru memberi manfaat ketika hasilnya benar-benar bisa digunakan.
Jangan menunggu masalah datang ke meja
Ada perbedaan besar antara mengetahui keterlambatan dua minggu sebelum delivery dan mengetahuinya pada hari delivery.
Kalau tahu lebih awal, mungkin masih ada pilihan. Supplier bisa mempercepat produksi atau mengirim sebagian terlebih dahulu. Perusahaan bisa menyesuaikan production plan atau memanfaatkan stock yang masih tersedia. Dalam kondisi tertentu, mungkin bahkan masih ada waktu mencari alternatif.
Tetapi kalau masalah baru diketahui ketika material sudah habis, pilihan menjadi jauh lebih sedikit—dan biasanya lebih mahal.
Karena itu, salah satu kemampuan penting seorang Buyer bukan sekadar menyelesaikan masalah.
Tetapi melihat masalah ketika masalah itu masih kecil.
Tapi Buyer juga tidak bisa mengawasi semuanya
Kalau kamu mempunyai ratusan PO aktif, tentu tidak masuk akal menelepon semua supplier setiap hari. Di sinilah prioritas mulai penting.
Barang yang mudah dibeli dari banyak supplier tentu berbeda dengan komponen khusus yang hanya dibuat oleh satu supplier dengan lead time tiga bulan. Barang yang stock-nya cukup untuk enam bulan juga berbeda dengan material yang minggu depan sudah habis.
Semakin besar dampaknya terhadap bisnis dan semakin sulit barang tersebut digantikan, semakin besar perhatian yang layak diberikan.
Buyer yang baik bukan orang yang paling sibuk follow-up. Buyer yang baik tahu apa yang perlu di-follow-up lebih dulu.
Ketika supplier mengatakan “akan kami usahakan”
Ada beberapa kalimat supplier yang terdengar menenangkan: “Kami usahakan.” “Seharusnya aman.” “Mudah-mudahan minggu depan.”
Kalimat-kalimat itu tidak selalu berarti supplier sedang berbohong. Kadang mereka sendiri memang belum mempunyai kepastian. Tetapi sebagai Buyer, kamu perlu membedakan antara harapan dan komitmen.
Kalau material tersebut penting, tanyakan lebih jauh. Apa kendalanya? Kapan produksi selesai? Berapa quantity yang bisa dikirim lebih dulu? Apa yang bisa dilakukan untuk mempercepat? Kapan supplier bisa memberikan kepastian?
Tujuannya bukan menginterogasi supplier. Tujuannya mendapatkan informasi yang cukup agar perusahaan bisa mengambil keputusan.
Delivery adalah pekerjaan bersama
Supplier memang bertanggung jawab memenuhi tanggal yang sudah disepakati. Tetapi Procurement bertanggung jawab memastikan risiko terhadap supply diketahui dan dikelola. Keduanya bukan hal yang bertentangan.
Kita tetap bisa meminta supplier bertanggung jawab atas keterlambatan sambil melakukan pekerjaan kita sendiri untuk mencegah dampaknya menjadi lebih besar.
Karena ketika produksi berhenti, mengatakan:
“Tapi supplier kan sudah janji…”
mungkin benar.
Hanya saja, kalimat itu tidak membuat mesin kembali berjalan.
Jadi setelah PO dikirim, jangan langsung melupakannya. Pahami mana yang kritis, monitor pada waktu yang tepat, dan cari tanda-tanda masalah sebelum tanggal delivery tiba.
Karena di Procurement, kabar buruk yang datang lebih awal sering kali jauh lebih berguna daripada kabar baik yang ternyata tidak benar.
Dan kalau akhirnya barang benar-benar terlambat?
Kemungkinan besar telepon berikutnya bukan datang dari supplier, melainkan dari seseorang di dalam perusahaan.
“Purchase, kok barangnya belum datang?”
Dan tiba-tiba semua mata mengarah ke kamu.
Kenapa Buyer sering dicari setiap kali ada masalah?
Kita bahas di Episode 7.