More Than Buying

Tag: Supplier Relationship

Membangun dan menjaga hubungan kerja yang sehat dan produktif dengan supplier.

  • Procurement, Purchasing, Sourcing… Memangnya Beda?

    Season 1 · Episode 2 — Welcome to Procurement

    “Kamu kerja di mana?”

    “Di Procurement.”

    “Oh… bagian Purchasing ya?”

    Jawaban paling gampang mungkin, “Iya, kurang lebih.” Tapi kalau suatu hari kamu bekerja di perusahaan yang cukup besar, kamu mungkin menemukan ada tim Procurement, Purchasing, Sourcing, bahkan Strategic Sourcing. Semuanya berhubungan dengan supplier, harga, dan pembelian.

    Jadi… memangnya beda?

    Tenang. Kita tidak akan mulai dengan definisi panjang. Kita pakai satu cerita saja.

    Anggap kantor membutuhkan 100 kursi baru

    Perusahaanmu membuka kantor baru dan membutuhkan 100 kursi kerja. Kamu mulai mencari supplier, membandingkan produk dan spesifikasi, meminta quotation, mungkin mencoba sample, lalu bernegosiasi. Supplier A murah tetapi garansinya pendek, Supplier B sedikit lebih mahal tetapi kualitasnya lebih baik, sementara Supplier C menawarkan garansi panjang dan spare part.

    Setelah dibandingkan, perusahaan akhirnya memilih Supplier B. Proses mencari, mengevaluasi, membandingkan, dan menentukan dari mana kebutuhan akan dipenuhi biasanya disebut Sourcing.

    Sederhananya:

    Who should we buy from?

    Supplier sudah dipilih. Sekarang benar-benar beli.

    Harga sudah disepakati, spesifikasi sudah jelas, dan terms of payment sudah ditentukan. Sekarang perusahaan membutuhkan 100 kursi tersebut. Purchase Requisition diproses, Purchase Order dibuat dan dikirim, supplier memberikan konfirmasi, lalu delivery dipantau sampai barang datang.

    Bagian yang membuat transaksi pembelian tersebut benar-benar terjadi dan berjalan biasanya disebut Purchasing. Kalau Sourcing banyak bertanya “Kita sebaiknya membeli dari siapa?”, Purchasing memastikan keputusan tersebut benar-benar dieksekusi.

    Sederhananya:

    Okay, we’re buying it. How do we make sure it happens?

    Lalu Procurement ada di mana?

    Procurement melihat gambarnya lebih lebar. Sebelum mencari supplier, mungkin perusahaan perlu menentukan spesifikasi yang benar, budget yang masuk akal, apakah lebih baik membeli atau menyewa, serta apakah membutuhkan satu supplier atau beberapa supplier. Setelah pembelian pun masih ada pertanyaan tentang performa supplier, kualitas, risiko, kontrak, dan apakah strategi yang digunakan masih tepat.

    Jadi Procurement melihat proses tersebut secara end-to-end: memahami kebutuhan, mencari sumber, memilih supplier, melakukan pembelian, mengelola hubungan, sampai mengevaluasi hasilnya. Karena itu, Sourcing dan Purchasing biasanya merupakan bagian dari dunia Procurement yang lebih besar.

    Kalau dibuat sangat sederhana:

    Sourcing memilih sumbernya. →

    Purchasing menjalankan pembeliannya. →

    Procurement mengelola keseluruhan proses dan strateginya. →

    “Tapi di kantor saya kok beda?”

    Nah, ini penting. Jangan selesai membaca artikel ini lalu besok pagi mengatakan kepada teman kantor, “Sebenarnya kerjaan kamu bukan Procurement. Itu Purchasing.”

    Please don’t. 😄

    Di dunia nyata, nama departemen tidak selalu mengikuti definisi yang rapi. Ada perusahaan yang menyebut semuanya Purchasing, ada yang menggunakan Procurement, dan ada yang memisahkan Strategic Sourcing sebagai fungsi tersendiri. Di perusahaan yang lebih kecil, satu Buyer bahkan bisa mengerjakan semuanya dari mencari supplier sampai mengejar delivery.

    Itu tidak otomatis salah. Struktur organisasi tergantung ukuran perusahaan, industri, kompleksitas supply chain, dan bagaimana bisnis tersebut berkembang. Daripada terlalu sibuk memperdebatkan nama departemen, lebih berguna memahami fungsi yang sedang dijalankan.

    Kenapa perbedaannya penting?

    Karena cara berpikirnya berbeda. Kalau menerima permintaan lalu hanya berpikir “Saya harus membuat PO,” fokusmu adalah menyelesaikan transaksi. Tetapi ketika mulai bertanya “Kenapa kita membeli barang ini dari supplier ini?”, kamu sudah mulai melihat sisi Sourcing.

    Dan ketika pertanyaannya berkembang menjadi “Apakah cara kita memenuhi kebutuhan ini masih menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan?”, kamu mulai melihat big picture Procurement. Bukan berarti seorang junior Buyer harus tiba-tiba mengambil keputusan strategis, tetapi memahami gambaran besarnya membuat pekerjaan sehari-hari terasa berbeda.

    PO bukan lagi sekadar nomor di sistem.

    Di belakangnya ada keputusan tentang uang perusahaan, supplier, kualitas, inventory, risiko, dan kebutuhan seseorang di dalam organisasi.

    Jadi, mana yang lebih penting?

    Procurement, Purchasing, atau Sourcing?

    Sebenarnya ketiganya saling membutuhkan. Sourcing yang bagus tanpa Purchasing yang disiplin bisa menghasilkan supplier yang tepat tetapi delivery berantakan. Purchasing yang sangat rapi tanpa Sourcing yang baik bisa membuat perusahaan membeli dengan sempurna—dari supplier yang salah.

    Dan strategi Procurement yang terlihat hebat di PowerPoint tidak berarti banyak kalau tidak bisa dijalankan di lapangan.

    Strategy needs execution. Execution needs direction.

    Sekarang gambaran besarnya mulai terlihat. Tapi kalau kamu benar-benar baru diterima sebagai Buyer, mungkin pertanyaanmu jauh lebih sederhana: “Oke, aku ngerti teorinya. Tapi Senin pagi nanti aku duduk di meja kerja…”

    “…sebenarnya aku harus ngapain?”

    Kita mulai dari sana.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Hari Pertama Jadi Buyer: Sebenarnya Aku Harus Ngapain? →

    Season 1 · Episode 3

  • Supplier Itu Partner, Teman, atau Lawan?

    Season 1 · Episode 4 — Welcome to Procurement

    Suatu hari, supplier membantumu saat perusahaan sedang kesulitan. Mereka mempercepat delivery, menerima order dalam jumlah kecil, atau tetap mengirim barang meskipun dokumen internalmu belum sepenuhnya selesai. Kamu merasa lega dan berpikir, “Supplier ini baik banget.”

    Beberapa minggu kemudian, supplier yang sama mengajukan kenaikan harga. Alasannya sulit diverifikasi, sementara waktunya terasa tidak tepat. Lalu pikiranmu berubah: “Jangan-jangan selama ini mereka cuma cari keuntungan.”

    Jadi, supplier itu sebenarnya partner, teman, atau lawan?

    Jawaban paling jujurnya: bukan ketiganya secara mutlak.

    Supplier adalah pihak bisnis

    Supplier bukan teman pribadi yang selalu harus membantumu, tetapi mereka juga bukan lawan yang harus selalu dikalahkan. Mereka adalah perusahaan yang mempunyai kepentingan sendiri: mendapatkan order, memperoleh margin, menjaga cash flow, mengurangi risiko, dan memastikan bisnisnya tetap berjalan.

    Perusahaanmu juga mempunyai kepentingan sendiri. Kita membutuhkan barang yang tepat, biaya yang kompetitif, risiko yang terkendali, dan supply yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Kadang kepentingan kedua pihak berjalan searah: kita membutuhkan delivery yang stabil dan supplier membutuhkan order yang stabil; kita membutuhkan kualitas yang konsisten dan supplier juga ingin mengurangi reject dan komplain.

    Tetapi kadang kepentingannya berbeda. Kita ingin harga turun, supplier ingin menjaga margin. Kita ingin payment terms lebih panjang, supplier ingin pembayaran lebih cepat. Kita ingin minimum order kecil, sementara supplier ingin produksi dalam jumlah besar agar efisien.

    Hubungan supplier tidak menjadi buruk hanya karena ada kepentingan yang berbeda. Justru perbedaan kepentingan itulah yang harus dikelola secara profesional.

    Kenapa supplier sering disebut partner?

    Istilah supplier partnership terdengar hangat dan modern, tetapi tidak semua supplier otomatis layak disebut partner. Partner bukan sekadar supplier yang sudah lama bekerja sama dengan perusahaan atau PIC yang sudah akrab dengan Buyer.

    Supplier mulai menjadi partner ketika kontribusinya lebih besar daripada sekadar mengirim barang. Mereka memahami kebutuhan bisnis, terbuka ketika ada masalah, membantu mencari solusi, menjaga kualitas, dan bersedia berkembang bersama. Hubungan seperti itu dibangun melalui performa, transparansi, kepercayaan, dan kepentingan jangka panjang yang cukup selaras.

    Tetapi partnership tetap membutuhkan kontrol. Harga tetap perlu dievaluasi, kualitas tetap diukur, risiko tetap diperiksa, dan kesepakatan tetap harus jelas. Menyebut supplier sebagai partner bukan alasan untuk berhenti bersikap objektif.

    Terlalu dekat juga bisa menjadi masalah

    Hubungan yang baik dengan supplier memang penting. Komunikasi menjadi lebih mudah, masalah lebih cepat diselesaikan, dan kedua pihak lebih nyaman berdiskusi. Tetapi Buyer harus berhati-hati ketika hubungan profesional perlahan berubah menjadi loyalitas pribadi.

    Misalnya, kamu mulai merasa tidak enak meminta penawaran pembanding karena supplier sudah lama membantu. Kamu menerima alasan kenaikan harga tanpa pemeriksaan karena sudah percaya dengan PIC-nya, atau membela supplier ketika performanya buruk karena hubungan kalian sudah dekat. Di titik itu, hubungan baik mulai mengganggu penilaian.

    Seorang Buyer tidak dibayar untuk menjaga perasaan supplier. Buyer bertanggung jawab menjaga kepentingan perusahaan secara adil dan profesional. Itu bukan berarti harus dingin atau kasar; artinya kita harus mampu menjaga hubungan baik tanpa kehilangan jarak yang diperlukan untuk mengambil keputusan objektif.

    Menganggap supplier sebagai musuh juga berbahaya

    Ada juga Buyer yang melihat negosiasi seperti pertandingan. Kalau supplier mendapatkan margin, berarti Buyer kalah. Kalau supplier kesulitan, berarti perusahaan berhasil menekan harga.

    Cara berpikir seperti ini mungkin menghasilkan saving dalam jangka pendek, tetapi bisa menciptakan masalah yang lebih mahal kemudian. Supplier yang terus-menerus ditekan dapat menurunkan kualitas, mengurangi layanan, menahan investasi, atau memprioritaskan customer lain yang lebih sehat secara bisnis.

    Perusahaan tidak membutuhkan supplier yang selalu kalah. Perusahaan membutuhkan supplier yang tetap kompetitif tetapi juga cukup sehat untuk memenuhi komitmennya. Negosiasi yang baik bukan tentang menghilangkan keuntungan supplier, melainkan mendapatkan struktur harga, layanan, risiko, dan keuntungan yang masuk akal bagi kedua pihak.

    Kepercayaan bukan berarti percaya begitu saja

    Hubungan supplier membutuhkan kepercayaan. Tanpa kepercayaan, setiap diskusi menjadi lambat dan penuh kecurigaan. Tetapi kepercayaan dalam bisnis seharusnya tetap didukung oleh bukti.

    Kalau supplier mengatakan bahan baku naik, minta data pendukung. Kalau mereka menjanjikan delivery minggu depan, pastikan ada rencana produksi atau pengiriman yang cukup jelas. Kalau supplier mengatakan masalah kualitas sudah diperbaiki, lihat hasil trial atau inspeksi berikutnya.

    Verifikasi bukan bentuk penghinaan. Supplier yang profesional biasanya memahami bahwa Buyer juga mempunyai tanggung jawab untuk memastikan informasi yang diterimanya dapat dipertanggungjawabkan.

    Percaya hubungan, tetapi verifikasi keputusan.

    Jadi, bagaimana sebaiknya memperlakukan supplier?

    Hormati mereka sebagai profesional. Dengarkan masalah mereka, bayar sesuai kesepakatan, berikan forecast yang masuk akal, dan jangan menjanjikan order yang belum pasti. Jangan menggunakan quotation mereka hanya untuk menekan supplier lain kalau memang tidak ada niat bisnis yang jelas.

    Di sisi lain, tetap lakukan evaluasi, perbandingan, negosiasi, dan pengendalian risiko. Bersikap adil bukan berarti selalu menyetujui permintaan supplier, dan bersikap tegas tidak harus berarti kasar.

    Buyer yang matang bisa mengatakan, “Kami memahami kondisi Anda, tetapi kami tetap membutuhkan data dan alternatif solusi.” Itu jauh lebih profesional daripada terlalu mudah percaya atau selalu mencurigai.

    Kesimpulannya

    Supplier bukan teman yang harus selalu dibela dan bukan musuh yang harus selalu dikalahkan. Supplier adalah business counterpart. Hubungan terbaik terjadi ketika kedua pihak memahami kepentingan masing-masing, menjaga komitmen, dan cukup terbuka untuk menyelesaikan masalah tanpa kehilangan objektivitas.

    Namun hubungan yang baik saja tidak cukup. Pada akhirnya, perusahaan tetap perlu memilih supplier berdasarkan kualitas, biaya, delivery, kapasitas, risiko, dan performa.

    Dan di sinilah muncul salah satu godaan terbesar bagi Buyer. Dua supplier menawarkan barang yang sama, tetapi salah satunya jauh lebih murah. Pilihannya terlihat jelas.

    Tetapi apakah harga termurah benar-benar pilihan terbaik?

    Kita bahas di Episode 5.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Harga Termurah Belum Tentu Pilihan Terbaik →

    Season 1 · Episode 5

    Lihat dari sisi lain

    Kepercayaan terasa mudah ketika orang yang kita percaya selalu membantu. Yang lebih sulit adalah tetap memeriksa ketika hubungan itu sudah terasa personal—tanpa mengubah kepercayaan menjadi kecurigaan.

    Baca: The Things Mr. Bram Keeps →