Season 1 · Episode 9 — Welcome to Procurement
Coba bayangkan seorang Buyer yang hebat.
Mungkin yang muncul di pikiran adalah seseorang yang sangat percaya diri. Duduk berhadapan dengan supplier, bicara tegas, sulit dibantah, lalu setelah satu jam negosiasi berhasil menurunkan harga 10%.
Supplier menyerah.
Buyer menang.
Kelihatannya keren.
Tapi setelah cukup lama bekerja di Procurement, kamu mungkin akan menemukan sesuatu yang berbeda.
Buyer terbaik di ruangan belum tentu orang yang paling banyak bicara.
Negosiasi memang penting. Tapi bukan semuanya.
Kemampuan negosiasi jelas penting bagi seorang Buyer. Perusahaan mempercayakan uang dalam jumlah besar kepada Procurement, jadi kemampuan mendapatkan harga dan kondisi komersial yang baik bukan sesuatu yang bisa dianggap sepele.
Tetapi pekerjaan Buyer tidak berhenti ketika harga sudah disepakati. Supplier masih harus mengirim barang, kualitas harus sesuai, kebutuhan internal bisa berubah, dan masalah akan muncul pada saat yang tidak direncanakan.
Seorang Buyer bisa sangat hebat menekan harga tetapi buruk dalam follow-up. Bisa pandai berbicara tetapi tidak teliti membaca quotation. Bisa terlihat percaya diri di depan supplier tetapi tidak memahami barang yang sedang dinegosiasikan.
Jadi kemampuan negosiasi adalah salah satu alat.
Bukan keseluruhan profesinya.
Buyer yang hebat banyak bertanya
Ada satu kebiasaan yang sering terlihat sederhana tetapi sangat kuat: rasa ingin tahu.
Kenapa harga naik?
Kenapa lead time enam minggu?
Kenapa MOQ harus 10.000 pcs?
Kenapa supplier membutuhkan material tertentu?
Kenapa tahun lalu delivery lancar tetapi tiga bulan terakhir mulai terlambat?
Buyer yang hanya menerima jawaban akan mengetahui apa yang supplier katakan. Buyer yang terus bertanya dengan tepat perlahan mulai memahami bagaimana bisnis supplier bekerja.
Dan semakin dalam pemahamannya, semakin baik keputusan yang bisa dibuat.
Bukan karena dia paling pintar.
Tetapi karena dia mempunyai informasi yang lebih baik.
Buyer yang hebat juga mendengarkan
Negosiasi sering dibayangkan sebagai kemampuan berbicara dan meyakinkan orang lain. Padahal, banyak informasi penting justru muncul ketika kita berhenti bicara.
Supplier mungkin mengatakan kapasitas produksinya sedang penuh. User mungkin menjelaskan bahwa spesifikasi tertentu sebenarnya masih bisa berubah. Quality mungkin memberi tahu bahwa masalah kecil sudah muncul beberapa kali sebelum akhirnya menjadi serius.
Kalau kita terlalu sibuk mempersiapkan jawaban, informasi seperti itu mudah terlewat.
Mendengarkan bukan berarti selalu setuju. Mendengarkan berarti memahami apa yang sebenarnya sedang terjadi sebelum menentukan respons.
Kadang satu pertanyaan yang tepat, diikuti beberapa menit mendengarkan, lebih berguna daripada sepuluh menit berdebat.
Yang membedakan sering kali justru hal-hal membosankan
Ini bagian yang jarang terlihat menarik di LinkedIn.
Buyer yang baik mencatat.
Dia ingat melakukan follow-up ketika berjanji akan follow-up. Dia mengecek kembali angka sebelum mengirim approval. Dia menyimpan histori harga dengan rapi. Dia membaca spesifikasi sebelum meminta quotation dan tidak mengatakan “sama seperti sebelumnya” tanpa memastikan memang sama.
Tidak ada yang terlihat heroik dari semua itu.
Tetapi bayangkan kebalikannya: salah quantity di PO, lupa follow-up delivery, menggunakan harga lama yang sudah tidak berlaku, atau menjanjikan sesuatu kepada supplier lalu tidak pernah kembali dengan jawaban.
Kesalahan kecil yang berulang perlahan menghilangkan kepercayaan.
Reliability sering kali lebih berharga daripada terlihat brilliant sesekali.
Buyer yang hebat tahu kapan harus berkata “Saya belum tahu”
Ada tekanan tertentu di dunia kerja untuk selalu terlihat mempunyai jawaban. Ketika ditanya atasan atau user, rasanya lebih nyaman langsung memberikan respons daripada mengakui bahwa kita belum tahu.
Padahal ada jawaban yang jauh lebih profesional daripada menebak:
“Saya belum punya datanya. Saya cek dulu.”
Lalu benar-benar cek.
Buyer yang matang tidak mengukur kompetensinya dari seberapa cepat dia menjawab semua pertanyaan. Dia tahu kapan informasi yang tersedia sudah cukup untuk mengambil keputusan dan kapan dia perlu mencari fakta tambahan.
Kepercayaan tidak dibangun dengan selalu terlihat tahu.
Kepercayaan dibangun ketika orang tahu bahwa jawabanmu bisa dipercaya.
Tegas tidak sama dengan keras
Seorang Buyer memang perlu bisa mengatakan tidak. Kepada supplier, kepada user internal, bahkan kadang kepada atasannya sendiri.
Tetapi ketegasan tidak membutuhkan suara keras.
Kamu bisa menolak kenaikan harga sambil tetap menghormati supplier. Kamu bisa mengatakan kepada user bahwa lead time yang diminta tidak realistis tanpa membuat percakapan menjadi konflik. Kamu juga bisa meminta supplier memperbaiki performa tanpa mempermalukan mereka.
Ketegasan yang matang biasanya terdengar cukup sederhana:
“Kami memahami alasannya, tetapi berdasarkan data yang ada, kami belum bisa menyetujui kenaikan ini.”
Tidak dramatis.
Tidak perlu menang adu suara.
Posisinya jelas.
Jadi, seperti apa Buyer yang hebat?
Tidak ada satu tipe kepribadian yang harus dimiliki.
Ada Buyer yang extrovert dan sangat nyaman bertemu orang baru. Ada yang lebih tenang dan kuat dalam analisis. Ada yang hebat membangun relationship. Ada yang sangat teliti terhadap angka dan proses.
Yang penting bukan menjadi karakter tertentu.
Buyer yang berkembang biasanya belajar menggabungkan beberapa hal: rasa ingin tahu, ketelitian, kemampuan berkomunikasi, keberanian bertanya, kemampuan mendengarkan, integritas, dan judgment yang semakin matang melalui pengalaman.
Negosiasi tetap penting.
Excel tetap penting.
Pengetahuan produk juga penting.
Tetapi semua itu perlahan mengarah pada kemampuan yang lebih besar:
membuat keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan.
Dan setelah sembilan episode, mungkin kita sudah mulai melihat pola.
Procurement ternyata bukan sekadar membuat PO. Bukan sekadar mencari supplier. Bukan sekadar mengejar delivery. Bahkan bukan sekadar mendapatkan harga murah.
Jadi kalau semua itu hanya bagian-bagiannya…
Procurement sebenarnya mengelola apa?
Kita tutup Season 1 dengan pertanyaan itu.