More Than Buying

Tag: Kebutuhan & Fit-for-Purpose

Memahami apa yang sebenarnya dibutuhkan dan apakah barang, supplier, atau solusi memang cocok untuk kebutuhan tersebut.

  • Harga Termurah Belum Tentu Pilihan Terbaik

    Season 1 · Episode 5 — Welcome to Procurement

    Ada tiga quotation di layar.

    Supplier A: Rp9.800

    Supplier B: Rp10.200

    Supplier C: Rp10.700

    Spesifikasinya sama. Quantity sama. Semuanya bilang kualitas mereka bagus.

    Kalau kamu seorang Buyer dan diminta memilih, rasanya jawabannya cukup jelas.

    Supplier A.

    Harganya paling murah.

    Saving Rp400 dibanding Supplier B dan Rp900 dibanding Supplier C. Kalau kebutuhan perusahaan 100.000 pcs setahun, angkanya mulai terlihat menarik.

    Tapi sebelum mengirim PO, ada satu pertanyaan yang layak diajukan:

    Apakah harga termurah benar-benar menghasilkan biaya paling rendah?

    Angka di quotation hanya menceritakan sebagian cerita

    Mari kita lihat sedikit lebih dekat.

    Supplier A memang menawarkan Rp9.800. Tetapi minimum order mereka 50.000 pcs dan lead time-nya enam minggu.

    Supplier B menawarkan Rp10.200. Minimum order hanya 10.000 pcs, lead time tiga minggu, dan mereka bisa melakukan delivery bertahap.

    Sekarang perbandingannya tidak sesederhana Rp9.800 versus Rp10.200.

    Kalau memilih Supplier A, perusahaan memang menghemat Rp400 per pcs. Tetapi perusahaan harus membeli lebih banyak sekaligus, menyediakan ruang gudang, dan mengeluarkan uang lebih awal.

    Belum tentu Supplier B lebih baik.

    Tetapi sekarang kita sudah mempunyai informasi yang lebih lengkap untuk mengambil keputusan.

    Itulah pekerjaan Procurement.

    Bukan mencari angka terkecil, tetapi memahami apa yang ada di balik angka tersebut.

    Barang murah bisa membawa biaya yang tidak terlihat

    Harga pembelian adalah biaya yang paling mudah dilihat.

    Biaya lain sering muncul belakangan.

    Misalnya kualitas Supplier A ternyata sedikit kurang stabil. Dari setiap pengiriman, ada lebih banyak barang reject yang harus disortir. Quality Control menghabiskan waktu tambahan, produksi harus menunggu replacement, dan Buyer kembali menghubungi supplier untuk menyelesaikan masalah.

    Tidak ada satu pun biaya itu yang tertulis di quotation.

    Tetapi perusahaan tetap membayarnya.

    Hal yang sama bisa terjadi karena delivery terlambat, packaging buruk, MOQ terlalu besar, payment terms pendek, atau lokasi supplier terlalu jauh.

    Pada pembelian IT, biaya yang tidak terlihat bisa muncul dalam bentuk lain. Misalnya perusahaan membandingkan dua software untuk mengelola pekerjaan tim. Vendor A menawarkan biaya langganan lebih rendah. Vendor B lebih mahal, tetapi sudah mencakup konfigurasi awal, pemindahan data, training, dan support yang dibutuhkan.

    Kalau layanan tersebut dikenakan biaya terpisah oleh Vendor A, selisih harga langganan tadi belum cukup untuk menentukan pilihan. Tanyakan juga apakah ada batas jumlah pengguna, biaya tambahan untuk fitur penting, dan pekerjaan internal yang perlu disiapkan. Software yang murah tetapi sulit dipakai bisa membutuhkan banyak waktu tim sebelum manfaatnya terasa.

    Untuk jasa implementasinya, pastikan scope jelas. Apakah vendor hanya memasang aplikasi, atau juga memindahkan data dan membantu sampai sistem bisa digunakan? Kalau kebutuhan berubah, pekerjaan mana yang termasuk harga awal dan mana yang menjadi tambahan? Sebelum memilih, pahami juga ketentuan perpanjangan dan bagaimana data bisa diambil kembali kalau perusahaan nanti berpindah vendor.

    Cara membandingkannya tidak harus rumit. Bersama IT dan user, samakan kebutuhan serta scope, lalu hitung biaya untuk periode yang sama—misalnya tiga tahun bila sesuai rencana pemakaian. Masukkan langganan, implementasi, training, support, dan biaya tambahan yang relevan. Kalau ada biaya yang belum pasti, tandai dan minta penjelasan tertulis.

    Setelah itu, cocokkan biaya tersebut dengan hasil yang dibutuhkan. Jika Vendor A tetap lebih ekonomis dan memenuhi kebutuhan, pilihannya bisa tepat. Jika Vendor B mengurangi pekerjaan tambahan atau risiko yang penting, kelebihan harganya punya dasar untuk dipertimbangkan. Keputusan akhirnya berpijak pada perbandingan yang setara, bukan sekadar angka langganan paling kecil.

    Inilah salah satu perubahan cara berpikir yang penting bagi seorang Buyer:

    Jangan hanya bertanya, “Berapa harganya?”

    Mulailah bertanya:

    “Kalau kita memilih ini, apa lagi konsekuensinya?”

    Tapi jangan juga menggunakan ini sebagai alasan membeli mahal

    Di sinilah kita perlu hati-hati.

    Kalimat “harga termurah belum tentu terbaik” mudah sekali disalahgunakan.

    Supplier yang lebih mahal belum tentu lebih bagus.

    Supplier lama belum tentu lebih reliable.

    Brand terkenal belum tentu memberikan value terbaik.

    Dan hubungan yang sudah nyaman selama bertahun-tahun bukan alasan untuk berhenti membandingkan harga.

    Kalau Supplier A memang memiliki kualitas, delivery, service, dan kondisi komersial yang setara dengan Supplier B, sementara harganya lebih rendah, maka memilih Supplier A sangat mungkin menjadi keputusan yang benar.

    Procurement bukan mencari alasan untuk menghindari harga murah.

    Procurement mencari alasan yang bisa dipertanggungjawabkan untuk memilih.

    Jadi, apa yang perlu dibandingkan?

    Untuk pembelian sederhana, kamu bisa mulai dengan beberapa pertanyaan.

    Apakah spesifikasinya benar-benar sama?

    Bagaimana kualitasnya?

    Berapa lead time-nya?

    Berapa minimum order-nya?

    Bagaimana payment terms-nya?

    Apakah supplier konsisten memenuhi jadwal?

    Apa yang terjadi kalau barang bermasalah?

    Tidak semua pembelian membutuhkan analisis rumit. Membeli beberapa kotak pulpen tentu tidak perlu rapat tiga departemen dan spreadsheet 17 tab.

    Tetapi semakin besar nilai pembelian dan semakin penting barang tersebut bagi bisnis, semakin berbahaya mengambil keputusan hanya berdasarkan satu angka.

    Buyer yang baik bukan pemburu harga termurah

    Mendapatkan harga yang kompetitif tetap merupakan bagian penting dari Procurement.

    Sangat penting, malah.

    Tetapi tujuan akhirnya bukan memenangkan kontes:

    “Saya dapat harga paling murah.”

    Tujuannya adalah membantu perusahaan mendapatkan value terbaik dengan risiko yang masuk akal.

    Kadang itu memang berarti memilih harga paling murah.

    Kadang tidak.

    Dan kemampuan membedakan kedua situasi tersebut tidak datang dari formula sederhana. Ia berkembang dari data, pengalaman, rasa ingin tahu, dan kebiasaan melihat keputusan dari lebih dari satu sisi.

    Itulah kenapa Procurement semakin menarik ketika kita mulai melihat melampaui angka di quotation.

    Karena setelah supplier dipilih, harga disepakati, dan Purchase Order dikirim, sepertinya pekerjaan sudah selesai.

    Tinggal tunggu barang datang.

    Right?

    Well…

    Tiga minggu kemudian seseorang datang ke meja kamu.

    “Barangnya belum datang ya? Besok produksi butuh.”

    Kamu membuka PO.

    Tanggal delivery-nya memang hari ini.

    Kamu menghubungi supplier.

    Lalu supplier menjawab:

    “Maaf Kak, produksinya belum selesai.”

    PO sudah keluar. Kok barangnya belum datang?

    Kita lanjut di Episode 6.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    PO Sudah Keluar. Kok Barangnya Belum Datang? →

    Season 1 · Episode 6

    Lihat dari sisi lain

    Harga paling murah tidak otomatis salah. Kadang barangnya bahkan bagus—hanya saja kebutuhanmu berbeda dari kebutuhan orang lain. Nao menemukan masalah itu ketika memilih sesuatu sesederhana sebuah keranjang.

    Baca: The Cheapest Basket →

  • Procurement, Purchasing, Sourcing… Memangnya Beda?

    Season 1 · Episode 2 — Welcome to Procurement

    “Kamu kerja di mana?”

    “Di Procurement.”

    “Oh… bagian Purchasing ya?”

    Jawaban paling gampang mungkin, “Iya, kurang lebih.” Tapi kalau suatu hari kamu bekerja di perusahaan yang cukup besar, kamu mungkin menemukan ada tim Procurement, Purchasing, Sourcing, bahkan Strategic Sourcing. Semuanya berhubungan dengan supplier, harga, dan pembelian.

    Jadi… memangnya beda?

    Tenang. Kita tidak akan mulai dengan definisi panjang. Kita pakai satu cerita saja.

    Anggap kantor membutuhkan 100 kursi baru

    Perusahaanmu membuka kantor baru dan membutuhkan 100 kursi kerja. Kamu mulai mencari supplier, membandingkan produk dan spesifikasi, meminta quotation, mungkin mencoba sample, lalu bernegosiasi. Supplier A murah tetapi garansinya pendek, Supplier B sedikit lebih mahal tetapi kualitasnya lebih baik, sementara Supplier C menawarkan garansi panjang dan spare part.

    Setelah dibandingkan, perusahaan akhirnya memilih Supplier B. Proses mencari, mengevaluasi, membandingkan, dan menentukan dari mana kebutuhan akan dipenuhi biasanya disebut Sourcing.

    Sederhananya:

    Who should we buy from?

    Supplier sudah dipilih. Sekarang benar-benar beli.

    Harga sudah disepakati, spesifikasi sudah jelas, dan terms of payment sudah ditentukan. Sekarang perusahaan membutuhkan 100 kursi tersebut. Purchase Requisition diproses, Purchase Order dibuat dan dikirim, supplier memberikan konfirmasi, lalu delivery dipantau sampai barang datang.

    Bagian yang membuat transaksi pembelian tersebut benar-benar terjadi dan berjalan biasanya disebut Purchasing. Kalau Sourcing banyak bertanya “Kita sebaiknya membeli dari siapa?”, Purchasing memastikan keputusan tersebut benar-benar dieksekusi.

    Sederhananya:

    Okay, we’re buying it. How do we make sure it happens?

    Lalu Procurement ada di mana?

    Procurement melihat gambarnya lebih lebar. Sebelum mencari supplier, mungkin perusahaan perlu menentukan spesifikasi yang benar, budget yang masuk akal, apakah lebih baik membeli atau menyewa, serta apakah membutuhkan satu supplier atau beberapa supplier. Setelah pembelian pun masih ada pertanyaan tentang performa supplier, kualitas, risiko, kontrak, dan apakah strategi yang digunakan masih tepat.

    Jadi Procurement melihat proses tersebut secara end-to-end: memahami kebutuhan, mencari sumber, memilih supplier, melakukan pembelian, mengelola hubungan, sampai mengevaluasi hasilnya. Karena itu, Sourcing dan Purchasing biasanya merupakan bagian dari dunia Procurement yang lebih besar.

    Kalau dibuat sangat sederhana:

    Sourcing memilih sumbernya. →

    Purchasing menjalankan pembeliannya. →

    Procurement mengelola keseluruhan proses dan strateginya. →

    “Tapi di kantor saya kok beda?”

    Nah, ini penting. Jangan selesai membaca artikel ini lalu besok pagi mengatakan kepada teman kantor, “Sebenarnya kerjaan kamu bukan Procurement. Itu Purchasing.”

    Please don’t. 😄

    Di dunia nyata, nama departemen tidak selalu mengikuti definisi yang rapi. Ada perusahaan yang menyebut semuanya Purchasing, ada yang menggunakan Procurement, dan ada yang memisahkan Strategic Sourcing sebagai fungsi tersendiri. Di perusahaan yang lebih kecil, satu Buyer bahkan bisa mengerjakan semuanya dari mencari supplier sampai mengejar delivery.

    Itu tidak otomatis salah. Struktur organisasi tergantung ukuran perusahaan, industri, kompleksitas supply chain, dan bagaimana bisnis tersebut berkembang. Daripada terlalu sibuk memperdebatkan nama departemen, lebih berguna memahami fungsi yang sedang dijalankan.

    Kenapa perbedaannya penting?

    Karena cara berpikirnya berbeda. Kalau menerima permintaan lalu hanya berpikir “Saya harus membuat PO,” fokusmu adalah menyelesaikan transaksi. Tetapi ketika mulai bertanya “Kenapa kita membeli barang ini dari supplier ini?”, kamu sudah mulai melihat sisi Sourcing.

    Dan ketika pertanyaannya berkembang menjadi “Apakah cara kita memenuhi kebutuhan ini masih menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan?”, kamu mulai melihat big picture Procurement. Bukan berarti seorang junior Buyer harus tiba-tiba mengambil keputusan strategis, tetapi memahami gambaran besarnya membuat pekerjaan sehari-hari terasa berbeda.

    PO bukan lagi sekadar nomor di sistem.

    Di belakangnya ada keputusan tentang uang perusahaan, supplier, kualitas, inventory, risiko, dan kebutuhan seseorang di dalam organisasi.

    Jadi, mana yang lebih penting?

    Procurement, Purchasing, atau Sourcing?

    Sebenarnya ketiganya saling membutuhkan. Sourcing yang bagus tanpa Purchasing yang disiplin bisa menghasilkan supplier yang tepat tetapi delivery berantakan. Purchasing yang sangat rapi tanpa Sourcing yang baik bisa membuat perusahaan membeli dengan sempurna—dari supplier yang salah.

    Dan strategi Procurement yang terlihat hebat di PowerPoint tidak berarti banyak kalau tidak bisa dijalankan di lapangan.

    Strategy needs execution. Execution needs direction.

    Sekarang gambaran besarnya mulai terlihat. Tapi kalau kamu benar-benar baru diterima sebagai Buyer, mungkin pertanyaanmu jauh lebih sederhana: “Oke, aku ngerti teorinya. Tapi Senin pagi nanti aku duduk di meja kerja…”

    “…sebenarnya aku harus ngapain?”

    Kita mulai dari sana.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Hari Pertama Jadi Buyer: Sebenarnya Aku Harus Ngapain? →

    Season 1 · Episode 3

  • Hari Pertama Jadi Buyer: Sebenarnya Aku Harus Ngapain?

    Season 1 · Episode 3 — Welcome to Procurement

    Hari pertama kerja biasanya dimulai dengan hal-hal yang cukup aman. Kenalan dengan tim, dikenalkan ke beberapa departemen, menerima laptop, membuat password, lalu mencoba mengingat nama orang-orang yang baru saja dikenalkan lima menit lalu.

    Lalu seseorang datang ke meja dan bertanya, “PO yang ini sudah dikirim ke supplier belum?” Kamu melihat layar, melihat orangnya, lalu melihat layar lagi. PO yang mana? Supplier siapa? Dan… aku bahkan belum tahu cara buka sistemnya.

    Welcome to hari pertama sebagai Buyer. 😄

    Kamu memang belum seharusnya tahu semuanya

    Salah satu tekanan terbesar ketika baru mulai bekerja adalah perasaan bahwa kita seharusnya sudah tahu apa yang harus dilakukan. Apalagi kalau orang-orang di sekitar terlihat santai menyebut PR, PO, MOQ, lead time, ETA, quotation, payment terms, dan entah berapa singkatan lainnya. Mereka terlihat santai karena sudah mengerjakannya ratusan kali; kamu belum.

    Pekerjaan pertama seorang Buyer bukan langsung menjadi jago negosiasi atau mendapatkan saving besar pada minggu pertama. Yang perlu kamu pahami lebih dulu adalah aliran pekerjaannya: dari mana kebutuhan datang, siapa yang menyetujui, bagaimana sampai ke Purchasing, bagaimana supplier dipilih, siapa yang memonitor delivery, dan kapan pembelian dianggap selesai.

    Kalau alurnya mulai terlihat, istilah-istilah yang tadinya terdengar seperti bahasa asing perlahan menemukan tempatnya.

    Jangan cuma baca item. Pahami kebutuhannya.

    Bayangkan ada permintaan pembelian 500 buah bearing. Godaannya adalah langsung membuka data supplier, meminta quotation, lalu membandingkan harga. Tapi sebelum itu, ada pertanyaan sederhana yang jauh lebih berguna: barang ini untuk apa?

    Bearing untuk produksi rutin tentu berbeda dengan bearing untuk mesin yang sedang breakdown. Barangnya mungkin sama, tetapi konteksnya mengubah cara kita menanganinya. Untuk kebutuhan rutin, kita bisa memikirkan harga, stock, dan kebutuhan berikutnya; kalau produksi sedang berhenti, kecepatan mungkin jauh lebih penting daripada selisih harga beberapa ribu rupiah.

    Salah satu kebiasaan terbaik yang bisa dipelajari sejak awal adalah jangan hanya membaca item—pahami kebutuhan di belakangnya.

    Kalau kamu membeli laptop, pertanyaan yang sama tetap berguna. Permintaan untuk karyawan baru yang mulai bekerja bulan depan berbeda dengan laptop pengganti untuk seseorang yang perangkatnya tiba-tiba rusak. Nama barangnya sama, tetapi waktu dan dampaknya berbeda.

    Kebutuhan seorang staf administrasi juga belum tentu sama dengan kebutuhan desainer yang mengolah file besar. Sebelum mencari quotation, tanyakan siapa yang akan menggunakan laptop, aplikasi apa yang perlu dijalankan, dan kapan perangkat harus siap dipakai. “Siap dipakai” mungkin termasuk instalasi aplikasi dan pengaturan akses oleh IT, bukan sekadar kardus tiba di kantor.

    Dari situ, kamu bisa meminta IT memastikan spesifikasinya, mengecek apakah ada perangkat cadangan, lalu membandingkan pilihan yang memang sesuai. Kamu tidak harus menentukan kebutuhan teknis sendiri. Tugas awalmu adalah membantu memperjelas kebutuhan sebelum perusahaan membeli.

    Kenali siapa melakukan apa

    Procurement terlihat seperti pekerjaan yang banyak berhubungan dengan supplier, padahal sebagian besar harimu juga akan berhubungan dengan orang-orang di dalam perusahaan. Di manufaktur, kamu mungkin bekerja dengan Produksi, Warehouse, Quality, Engineering, dan Finance. Di sekolah atau perusahaan jasa, pihaknya bisa berupa pengelola kelas, Operations, IT, HR, Facilities, atau fungsi lainnya.

    Mulailah mengenali perannya: siapa yang membutuhkan, siapa yang menentukan spesifikasi, siapa yang menyetujui, dan siapa yang memeriksa atau menerima hasil pembelian. Untuk laptop tadi, HR mungkin memberi tahu tanggal masuk karyawan, IT memastikan spesifikasi dan kesiapan perangkat, user menjelaskan kebutuhan kerja, dan Finance mengurus pembayaran. Pembagian tepatnya mengikuti organisasi tempat kamu bekerja.

    Kamu tidak perlu langsung memahami pekerjaan semua departemen. Tetapi ketahui siapa yang perlu dihubungi: perangkat tidak sesuai spesifikasi perlu diperiksa oleh siapa? Tanggal kebutuhan berubah, siapa yang perlu tahu? Invoice bermasalah, siapa yang bisa membantu?

    Mengetahui who to ask sering kali lebih berguna daripada berpura-pura mengetahui semua jawabannya sendiri.

    Kenali supplier—dan barang yang kamu beli

    Setelah mulai memahami proses internal, kenali supplier yang menjadi tanggung jawabmu. Mulailah dari yang paling sering berhubungan dengan pekerjaanmu: apa yang mereka supply, berapa lead time-nya, siapa PIC-nya, bagaimana pola delivery-nya, dan apakah performanya selama ini stabil.

    Lalu pelajari juga produknya. Kamu tidak perlu menjadi engineer, tetapi Buyer yang memahami fungsi dan karakter dasar barang yang dibeli akan mengajukan pertanyaan yang berbeda dari Buyer yang hanya mengenal item code dan harga. Semakin kamu memahami barangnya, semakin baik pula percakapanmu dengan supplier dan user internal.

    Better understanding creates better questions.

    Jangan takut bertanya. Tapi belajar cara bertanya.

    Menjadi anak baru bukan masalah, dan menanyakan sesuatu yang belum kamu ketahui juga bukan masalah. Yang menjadi masalah adalah menanyakan pertanyaan yang sama berkali-kali tanpa pernah mencatat jawabannya. Buat catatan tentang istilah baru, supplier, proses approval, atau hal-hal kecil yang kamu pelajari setiap hari.

    Ada juga perbedaan besar antara “Aku nggak ngerti ini gimana” dan “Aku sudah cek PO sebelumnya. Sepertinya prosesnya A lalu B, tapi bagian C aku belum paham. Bisa bantu jelaskan?” Pertanyaan kedua menunjukkan bahwa kamu sudah mencoba memahami masalah sebelum meminta bantuan.

    Orang biasanya lebih mudah membantu ketika melihat kamu juga sudah berusaha.

    Lalu kapan mulai negosiasi?

    Mungkin kamu membayangkan Buyer sebagai seseorang yang duduk berhadapan dengan supplier sambil menekan harga. Nanti akan sampai ke sana. Tetapi sebelum bisa bernegosiasi dengan baik, kamu perlu memahami apa yang sebenarnya sedang dinegosiasikan.

    Harga sebelumnya berapa? Berapa banyak yang dibeli? Ada supplier alternatif atau tidak? Bagaimana kondisi pasar dan apa yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan dari supplier tersebut?

    Kadang jawabannya bukan harga. Mungkin perusahaan lebih membutuhkan lead time pendek, MOQ kecil, payment terms panjang, delivery fleksibel, atau dukungan teknis yang lebih baik.

    Negosiasi yang baik dimulai jauh sebelum kamu mengatakan, “Bisa kurang lagi nggak harganya?”

    Beberapa minggu pertama

    Tidak perlu buru-buru menunjukkan bahwa kamu hebat. Gunakan beberapa minggu pertama untuk memahami proses, mengenali orang, mempelajari barang dan supplier, mencatat, serta bertanya ketika memang belum tahu. Ketika diberi pekerjaan kecil, selesaikan dengan rapi.

    Kepercayaan di dunia kerja jarang datang dari satu tindakan besar. Biasanya ia dibangun dari banyak hal kecil: data yang benar, email yang dijawab, janji follow-up yang benar-benar dilakukan, dan keberanian mengatakan “Saya belum tahu, saya cek dulu” daripada memberikan jawaban yang belum pasti.

    Beberapa bulan kemudian, mungkin kamu akan tersenyum mengingat hari pertama ketika bahkan tidak tahu di mana mencari nomor PO.

    Tapi sebelum sampai ke sana, ada satu pihak yang akan sangat sering muncul di layar HP-mu. Kamu akan chat, telepon, kejar, minta bantuan—dan sesekali mungkin membuatmu ingin meletakkan HP jauh-jauh.

    Supplier.

    Partner? Teman? Atau lawan yang harus selalu kita kalahkan?

    Kita bahas di Episode 4.

    SELANJUTNYA DI LEARN

    Supplier Itu Partner, Teman, atau Lawan? →

    Season 1 · Episode 4

    Lihat dari sisi lain

    Masuk ke lingkungan baru kadang terasa seperti semua orang sudah menerima buku petunjuk—kecuali kamu. Nao mencoba cukup lama untuk terlihat paham sebelum menemukan sesuatu yang jauh lebih berguna daripada menebak.

    Baca: The Map with No Legend →