Season 1 · Episode 5 — Welcome to Procurement
Ada tiga quotation di layar.
Supplier A: Rp9.800
Supplier B: Rp10.200
Supplier C: Rp10.700
Spesifikasinya sama. Quantity sama. Semuanya bilang kualitas mereka bagus.
Kalau kamu seorang Buyer dan diminta memilih, rasanya jawabannya cukup jelas.
Supplier A.
Harganya paling murah.
Saving Rp400 dibanding Supplier B dan Rp900 dibanding Supplier C. Kalau kebutuhan perusahaan 100.000 pcs setahun, angkanya mulai terlihat menarik.
Tapi sebelum mengirim PO, ada satu pertanyaan yang layak diajukan:
Apakah harga termurah benar-benar menghasilkan biaya paling rendah?
Angka di quotation hanya menceritakan sebagian cerita
Mari kita lihat sedikit lebih dekat.
Supplier A memang menawarkan Rp9.800. Tetapi minimum order mereka 50.000 pcs dan lead time-nya enam minggu.
Supplier B menawarkan Rp10.200. Minimum order hanya 10.000 pcs, lead time tiga minggu, dan mereka bisa melakukan delivery bertahap.
Sekarang perbandingannya tidak sesederhana Rp9.800 versus Rp10.200.
Kalau memilih Supplier A, perusahaan memang menghemat Rp400 per pcs. Tetapi perusahaan harus membeli lebih banyak sekaligus, menyediakan ruang gudang, dan mengeluarkan uang lebih awal.
Belum tentu Supplier B lebih baik.
Tetapi sekarang kita sudah mempunyai informasi yang lebih lengkap untuk mengambil keputusan.
Itulah pekerjaan Procurement.
Bukan mencari angka terkecil, tetapi memahami apa yang ada di balik angka tersebut.
Barang murah bisa membawa biaya yang tidak terlihat
Harga pembelian adalah biaya yang paling mudah dilihat.
Biaya lain sering muncul belakangan.
Misalnya kualitas Supplier A ternyata sedikit kurang stabil. Dari setiap pengiriman, ada lebih banyak barang reject yang harus disortir. Quality Control menghabiskan waktu tambahan, produksi harus menunggu replacement, dan Buyer kembali menghubungi supplier untuk menyelesaikan masalah.
Tidak ada satu pun biaya itu yang tertulis di quotation.
Tetapi perusahaan tetap membayarnya.
Hal yang sama bisa terjadi karena delivery terlambat, packaging buruk, MOQ terlalu besar, payment terms pendek, atau lokasi supplier terlalu jauh.
Pada pembelian IT, biaya yang tidak terlihat bisa muncul dalam bentuk lain. Misalnya perusahaan membandingkan dua software untuk mengelola pekerjaan tim. Vendor A menawarkan biaya langganan lebih rendah. Vendor B lebih mahal, tetapi sudah mencakup konfigurasi awal, pemindahan data, training, dan support yang dibutuhkan.
Kalau layanan tersebut dikenakan biaya terpisah oleh Vendor A, selisih harga langganan tadi belum cukup untuk menentukan pilihan. Tanyakan juga apakah ada batas jumlah pengguna, biaya tambahan untuk fitur penting, dan pekerjaan internal yang perlu disiapkan. Software yang murah tetapi sulit dipakai bisa membutuhkan banyak waktu tim sebelum manfaatnya terasa.
Untuk jasa implementasinya, pastikan scope jelas. Apakah vendor hanya memasang aplikasi, atau juga memindahkan data dan membantu sampai sistem bisa digunakan? Kalau kebutuhan berubah, pekerjaan mana yang termasuk harga awal dan mana yang menjadi tambahan? Sebelum memilih, pahami juga ketentuan perpanjangan dan bagaimana data bisa diambil kembali kalau perusahaan nanti berpindah vendor.
Cara membandingkannya tidak harus rumit. Bersama IT dan user, samakan kebutuhan serta scope, lalu hitung biaya untuk periode yang sama—misalnya tiga tahun bila sesuai rencana pemakaian. Masukkan langganan, implementasi, training, support, dan biaya tambahan yang relevan. Kalau ada biaya yang belum pasti, tandai dan minta penjelasan tertulis.
Setelah itu, cocokkan biaya tersebut dengan hasil yang dibutuhkan. Jika Vendor A tetap lebih ekonomis dan memenuhi kebutuhan, pilihannya bisa tepat. Jika Vendor B mengurangi pekerjaan tambahan atau risiko yang penting, kelebihan harganya punya dasar untuk dipertimbangkan. Keputusan akhirnya berpijak pada perbandingan yang setara, bukan sekadar angka langganan paling kecil.
Inilah salah satu perubahan cara berpikir yang penting bagi seorang Buyer:
Jangan hanya bertanya, “Berapa harganya?”
Mulailah bertanya:
“Kalau kita memilih ini, apa lagi konsekuensinya?”
Tapi jangan juga menggunakan ini sebagai alasan membeli mahal
Di sinilah kita perlu hati-hati.
Kalimat “harga termurah belum tentu terbaik” mudah sekali disalahgunakan.
Supplier yang lebih mahal belum tentu lebih bagus.
Supplier lama belum tentu lebih reliable.
Brand terkenal belum tentu memberikan value terbaik.
Dan hubungan yang sudah nyaman selama bertahun-tahun bukan alasan untuk berhenti membandingkan harga.
Kalau Supplier A memang memiliki kualitas, delivery, service, dan kondisi komersial yang setara dengan Supplier B, sementara harganya lebih rendah, maka memilih Supplier A sangat mungkin menjadi keputusan yang benar.
Procurement bukan mencari alasan untuk menghindari harga murah.
Procurement mencari alasan yang bisa dipertanggungjawabkan untuk memilih.
Jadi, apa yang perlu dibandingkan?
Untuk pembelian sederhana, kamu bisa mulai dengan beberapa pertanyaan.
Apakah spesifikasinya benar-benar sama?
Bagaimana kualitasnya?
Berapa lead time-nya?
Berapa minimum order-nya?
Bagaimana payment terms-nya?
Apakah supplier konsisten memenuhi jadwal?
Apa yang terjadi kalau barang bermasalah?
Tidak semua pembelian membutuhkan analisis rumit. Membeli beberapa kotak pulpen tentu tidak perlu rapat tiga departemen dan spreadsheet 17 tab.
Tetapi semakin besar nilai pembelian dan semakin penting barang tersebut bagi bisnis, semakin berbahaya mengambil keputusan hanya berdasarkan satu angka.
Buyer yang baik bukan pemburu harga termurah
Mendapatkan harga yang kompetitif tetap merupakan bagian penting dari Procurement.
Sangat penting, malah.
Tetapi tujuan akhirnya bukan memenangkan kontes:
“Saya dapat harga paling murah.”
Tujuannya adalah membantu perusahaan mendapatkan value terbaik dengan risiko yang masuk akal.
Kadang itu memang berarti memilih harga paling murah.
Kadang tidak.
Dan kemampuan membedakan kedua situasi tersebut tidak datang dari formula sederhana. Ia berkembang dari data, pengalaman, rasa ingin tahu, dan kebiasaan melihat keputusan dari lebih dari satu sisi.
Itulah kenapa Procurement semakin menarik ketika kita mulai melihat melampaui angka di quotation.
Karena setelah supplier dipilih, harga disepakati, dan Purchase Order dikirim, sepertinya pekerjaan sudah selesai.
Tinggal tunggu barang datang.
Right?
Well…
Tiga minggu kemudian seseorang datang ke meja kamu.
“Barangnya belum datang ya? Besok produksi butuh.”
Kamu membuka PO.
Tanggal delivery-nya memang hari ini.
Kamu menghubungi supplier.
Lalu supplier menjawab:
“Maaf Kak, produksinya belum selesai.”
PO sudah keluar. Kok barangnya belum datang?
Kita lanjut di Episode 6.
Lihat dari sisi lain
Harga paling murah tidak otomatis salah. Kadang barangnya bahkan bagus—hanya saja kebutuhanmu berbeda dari kebutuhan orang lain. Nao menemukan masalah itu ketika memilih sesuatu sesederhana sebuah keranjang.