Season 1 · Episode 2 — Welcome to Procurement
“Kamu kerja di mana?”
“Di Procurement.”
“Oh… bagian Purchasing ya?”
Jawaban paling gampang mungkin, “Iya, kurang lebih.” Tapi kalau suatu hari kamu bekerja di perusahaan yang cukup besar, kamu mungkin menemukan ada tim Procurement, Purchasing, Sourcing, bahkan Strategic Sourcing. Semuanya berhubungan dengan supplier, harga, dan pembelian.
Jadi… memangnya beda?
Tenang. Kita tidak akan mulai dengan definisi panjang. Kita pakai satu cerita saja.
Anggap kantor membutuhkan 100 kursi baru
Perusahaanmu membuka kantor baru dan membutuhkan 100 kursi kerja. Kamu mulai mencari supplier, membandingkan produk dan spesifikasi, meminta quotation, mungkin mencoba sample, lalu bernegosiasi. Supplier A murah tetapi garansinya pendek, Supplier B sedikit lebih mahal tetapi kualitasnya lebih baik, sementara Supplier C menawarkan garansi panjang dan spare part.
Setelah dibandingkan, perusahaan akhirnya memilih Supplier B. Proses mencari, mengevaluasi, membandingkan, dan menentukan dari mana kebutuhan akan dipenuhi biasanya disebut Sourcing.
Sederhananya:
Who should we buy from?
Supplier sudah dipilih. Sekarang benar-benar beli.
Harga sudah disepakati, spesifikasi sudah jelas, dan terms of payment sudah ditentukan. Sekarang perusahaan membutuhkan 100 kursi tersebut. Purchase Requisition diproses, Purchase Order dibuat dan dikirim, supplier memberikan konfirmasi, lalu delivery dipantau sampai barang datang.
Bagian yang membuat transaksi pembelian tersebut benar-benar terjadi dan berjalan biasanya disebut Purchasing. Kalau Sourcing banyak bertanya “Kita sebaiknya membeli dari siapa?”, Purchasing memastikan keputusan tersebut benar-benar dieksekusi.
Sederhananya:
Okay, we’re buying it. How do we make sure it happens?
Lalu Procurement ada di mana?
Procurement melihat gambarnya lebih lebar. Sebelum mencari supplier, mungkin perusahaan perlu menentukan spesifikasi yang benar, budget yang masuk akal, apakah lebih baik membeli atau menyewa, serta apakah membutuhkan satu supplier atau beberapa supplier. Setelah pembelian pun masih ada pertanyaan tentang performa supplier, kualitas, risiko, kontrak, dan apakah strategi yang digunakan masih tepat.
Jadi Procurement melihat proses tersebut secara end-to-end: memahami kebutuhan, mencari sumber, memilih supplier, melakukan pembelian, mengelola hubungan, sampai mengevaluasi hasilnya. Karena itu, Sourcing dan Purchasing biasanya merupakan bagian dari dunia Procurement yang lebih besar.
Kalau dibuat sangat sederhana:
Sourcing memilih sumbernya. →
Purchasing menjalankan pembeliannya. →
Procurement mengelola keseluruhan proses dan strateginya. →
“Tapi di kantor saya kok beda?”
Nah, ini penting. Jangan selesai membaca artikel ini lalu besok pagi mengatakan kepada teman kantor, “Sebenarnya kerjaan kamu bukan Procurement. Itu Purchasing.”
Please don’t. 😄
Di dunia nyata, nama departemen tidak selalu mengikuti definisi yang rapi. Ada perusahaan yang menyebut semuanya Purchasing, ada yang menggunakan Procurement, dan ada yang memisahkan Strategic Sourcing sebagai fungsi tersendiri. Di perusahaan yang lebih kecil, satu Buyer bahkan bisa mengerjakan semuanya dari mencari supplier sampai mengejar delivery.
Itu tidak otomatis salah. Struktur organisasi tergantung ukuran perusahaan, industri, kompleksitas supply chain, dan bagaimana bisnis tersebut berkembang. Daripada terlalu sibuk memperdebatkan nama departemen, lebih berguna memahami fungsi yang sedang dijalankan.
Kenapa perbedaannya penting?
Karena cara berpikirnya berbeda. Kalau menerima permintaan lalu hanya berpikir “Saya harus membuat PO,” fokusmu adalah menyelesaikan transaksi. Tetapi ketika mulai bertanya “Kenapa kita membeli barang ini dari supplier ini?”, kamu sudah mulai melihat sisi Sourcing.
Dan ketika pertanyaannya berkembang menjadi “Apakah cara kita memenuhi kebutuhan ini masih menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan?”, kamu mulai melihat big picture Procurement. Bukan berarti seorang junior Buyer harus tiba-tiba mengambil keputusan strategis, tetapi memahami gambaran besarnya membuat pekerjaan sehari-hari terasa berbeda.
PO bukan lagi sekadar nomor di sistem.
Di belakangnya ada keputusan tentang uang perusahaan, supplier, kualitas, inventory, risiko, dan kebutuhan seseorang di dalam organisasi.
Jadi, mana yang lebih penting?
Procurement, Purchasing, atau Sourcing?
Sebenarnya ketiganya saling membutuhkan. Sourcing yang bagus tanpa Purchasing yang disiplin bisa menghasilkan supplier yang tepat tetapi delivery berantakan. Purchasing yang sangat rapi tanpa Sourcing yang baik bisa membuat perusahaan membeli dengan sempurna—dari supplier yang salah.
Dan strategi Procurement yang terlihat hebat di PowerPoint tidak berarti banyak kalau tidak bisa dijalankan di lapangan.
Strategy needs execution. Execution needs direction.
Sekarang gambaran besarnya mulai terlihat. Tapi kalau kamu benar-benar baru diterima sebagai Buyer, mungkin pertanyaanmu jauh lebih sederhana: “Oke, aku ngerti teorinya. Tapi Senin pagi nanti aku duduk di meja kerja…”
“…sebenarnya aku harus ngapain?”
Kita mulai dari sana.